Організація та ведення військового обліку на підприємстві: порядок формування щорічних списків і відомостей
Правила організації та практичного ведення військового обліку на суб'єктах господарювання регламентуються профільним Порядком, який затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 30.12.2022 № 1487. Згідно з цими нормативними вимогами, підприємства зобов'язані щорічно формувати базові документи — спеціальні списки персонального обліку та відомість оперативного обліку станом на 1 січня. Готові документи мають пройти процедуру підписання та обов'язкової реєстрації у внутрішній службі діловодства не пізніше 25 січня. При цьому форма таких списків була оновлена, тому для складання документації слід використовувати чинну редакцію додатка 5 до Порядку № 1487.
Правові вимоги охоплюють усіх найманих працівників компанії незалежно від формату трудових відносин. До списків персонального обліку підлягають обов'язковому включенню всі штатні співробітники, які працюють за трудовим договором чи контрактом і мають статус призовників, військовозобов'язаних або резервістів. Ця вимога стосується і жінок, якщо вони перебувають на військовому обліку. Наявність чи відсутність включення не залежить від того, чи є робота основною, чи це сумісництво, а також від умов праці (дистанційна чи офісна), строкового характеру договору чи факту перебування працівника за межами держави.
Списки ведуться окремо за чітко визначеними категоріями: окремо формуються переліки для військовозобов'язаних та резервістів офіцерського складу, для рядового, сержантського й старшинського складу, для жінок, а також окремий список для призовників. Якщо на підприємстві відсутні працівники певної категорії, порожні бланки не створюються. Обрати формат ведення компанія може на власний розсуд — у паперовому вигляді, в електронній формі чи комбіновано. Підставою для внесення даних слугують виключно паспорт громадянина України та військово-обліковий документ (у паперовій або електронній формі через застосунок «Резерв+» чи портал «Дія»). При цьому важливо слідкувати за актуальністю даних, оскільки паперові документи зі застарілою інформацією, яка не відповідає електронним реєстрам, вважаються недійсними.
Алгоритм складання щорічних списків, внутрішня звірка та відомість оперативного обліку
Під час щорічного формування та оновлення списків персонального обліку відповідальна особа має виключити з переліку громадян, які були звільнені протягом року, досягли граничного віку перебування в запасі (60 або 65 років), офіційно виключені з обліку за станом здоров'я, а також осіб, які станом на звітну дату проходять строкову чи контрактну військову службу (незалежно від дати призову). Заповнення граф списків вимагає внесення детальної інформації: порядкового номера, категорії особи, військового звання, ПІБ, дати народження, унікального номера запису в єдиному реєстрі, РНОКПП або реквізитів паспорта, військово-облікової спеціальності, даних паспорта й облікового документа, адреси проживання, найменування ТЦК, наявності відстрочки, бронювання, проходження служби та мобілізаційних розпоряджень.
Сформовані списки разом із відомістю оперативного обліку (за додатком 12 до Порядку № 1487) підписуються керівником підприємства та особою, відповідальною за військовий облік, після чого реєструються в діловодстві. Варто зазначити, що самі списки не подаються до територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки, оскільки вони є внутрішнім робочим документом, а не статистичною звітністю. Проте підприємство зобов'язане проводити внутрішню звірку даних за затвердженим керівником графіком, а також зовнішню звірку з ТЦК, органами СБУ чи розвідки не рідше одного разу на рік.
На підставі персональних списків заповнюється відомість оперативного обліку, де підраховується кількісний склад за категоріями (офіцери, рядовий склад, жінки, призовники), а також виділяються заброньовані працівники та особи з мобілізаційними розпорядженнями. Зберігаються готові списки та відомості в єдиній справі разом із копіями військово-облікових документів працівників. Належне ведення та своєчасне оформлення цих облікових регістрів гарантує дотримання трудового та мобілізаційного законодавства під час перевірок контролюючими органами.
