СОТА дозволяє відповідальним особам візувати вхідні та вихідні документи. Цей процес здійснюється співробітниками, вказаними в користувацькому наборі підписів, в межах організації. Візувати документи можна безпосередньо у веб-сервісі СОТА або через посилання на первинний документ, яке надходить на електронну пошту співробітника.
Такий спосіб візування дозволяє користувачам, які не мають доступу до веб-сервісу на момент підписання, все одно виконувати цю операцію. Співробітник підтверджує виконання або відхилення візування документа за допомогою електронного підпису.
Візування документів
На панелі зліва у вікні документа оберіть опцію Візувати документ.
У відкритому вікні Візування документа виберіть бажаний результат: Завізувати документ або Відхилити візування. За необхідності додайте коментар.
Натисніть кнопку ОК.
Відкривається вікно підтвердження операції візування за допомогою електронного підпису відповідальної особи:
Виберіть каталог з секретними ключами, введіть пароль і натисніть ОК. Після цього відкриється вікно з інформацією про підписанта. Натисніть ОК:
Якщо документ потребує візування кількома співробітниками (передбачено кілька підписів типу Візування), то відповідальні особи візують документ згідно з визначеною послідовністю, яка задається в розділі Мої організації - Налаштування підписів. Коли черга доходить до наступної відповідальної особи, відкривається вікно підтвердження операції візування через електронний підпис. Після цього з'являється вікно з інформацією про наступного співробітника, який має завізувати документ.
Якщо наступний співробітник не готовий завізувати документ, закрийте вікно Візування документа, натиснувши Відміна. У такій ситуації документ залишається у статусі На візування до тих пір, поки всі зазначені відповідальні особи не завершать візування. Продовжити процес можна у будь-який час. Подальша обробка документа можлива лише після завершення візування усіма відповідальними особами. Зверніть увагу: якщо для підпису з типом Візування у розділі Мої організації - Налаштування підписів додано кілька відповідальних осіб, документ візується лише однією особою з визначеного списку — тим співробітником, який першим здійснив візування.
Після успішного візування документа всіма відповідальними особами його статус змінюється на На підписання відповідно до налаштованого комплекту підписів. Інформація про візування відображається у розділі Протокол.
Зверніть увагу, що для завізованих документів значення колонки Статус вказує на наступний крок, який потрібно виконати для документа.
Якщо візування було відхилено будь-яким із працівників (позначено відміткою Відхилити візування у відповідному вікні), документ отримує статус Візування відхилено. У такому випадку подальші дії щодо візування документа припиняються.
Залежно від типу документа, виконуються наступні операції: для виданого документа доступна операція Змінити документ; Для отриманого документа стають доступними операції Редагувати документ та Відхилити документ.
Візування документів через посилання
Перейшовши за наданим посиланням, співробітник має можливість переглянути документ, завізувати його або відмовитися від візування.
У вікні документа, на лівій панелі, скористайтесь командою Відправити документ на візування:
У вікні Співробітники поставте відмітку напроти того співробітника, кому необхідно надіслати посилання.
Для продовження натисніть OK. При необхідності ви можете надіслати посилання для затвердження будь-якому співробітнику, навіть якщо його немає в списку обов'язкових підписантів. Зверніть увагу, що хоча б один співробітник зі списку підписантів має обов’язково затвердити документ.
У наступному кроці введіть електронну адресу, на яку потрібно відправити посилання (зазвичай вказується адреса з профілю співробітника):
Відкриється вікно підтвердження операції підписання електронним підписом. Оберіть каталог з секретними ключами, введіть пароль і натисніть ОК. Далі відкривається вікно протоколу відправки посилання. Статус документа зміниться на На візування. У разі, якщо для документа налаштовано кілька підписів з типом Візування, можна відправити посилання для візування наступному співробітнику лише після отримання результату від попередньої відповідальної особи. Статус документа буде оновлено у програмі після отримання пошти. Крім того, можна скористатися командою Візувати документ для відправки посилання на візування.
Для цього: В розділі програми Мої організації - Налаштування підписів у комплекті підписів Візування встановіть опцію Відправляти посилання. У вікні документа зліва на панелі натисніть Візувати документ.
