Замість того щоб підписувати документ самому, а потім чекати на відповідь — ви можете одразу надіслати його партнеру. Контрагент підписує першим, а вже потім — ви. Усе відбувається в межах системи, без зайвих файлів і листів.
Функціонал «Перший підпис контрагента» дозволяє ініціювати підписання електронного документа з боку контрагента. Це спрощує процес погодження документів, усуваючи необхідність надсилання їх електронною поштою та ручного завантаження у систему ЕДО.
Кроки для відправника:
- Створення документа: Підготуйте та заповніть документ, який потребує підпису контрагента.
- Відправка на підпис: У меню зліва оберіть дію «Відправити на перший підпис контрагенту».
- Шифрування документа: Програма запропонує обрати сертифікат шифрування. Після цього документ буде зашифровано та надіслано контрагенту.
- Очікування підпису: Після відправки статус документа зміниться на «Документ відправлено на перший підпис отримувачу. Очікується повідомлення про доставку».
Кроки для контрагента
- Отримання документа: Контрагент отримує повідомлення про новий документ, що потребує підпису.
- Погодження документа: Відкрийте документ та натисніть «Затвердити документ» у меню.
- Підписання: Після погодження документ підписується контрагентом.
- Шифрування та відправка: Документ шифрується та автоматично повертається ініціатору.
Завершення процесу
- Підписання відправником: Відкрийте документ, затвердіть його та накладіть власний підпис.
- Фінальний статус: Документ вважається підписаним обома сторонами та отримує статус «Документ затверджено».
Функція «Перший підпис контрагента» — це зручний інструмент для автоматизації погодження документів, який значно пришвидшує взаємодію з партнерами. Проте для повноцінного використання важливо враховувати встановлені обмеження: не всі типи документів підтримують цей механізм. Завчасне ознайомлення з винятками допоможе уникнути помилок у процесі документообігу.
Функція «Відправити на перший підпис контрагенту» недоступна для:
- Багатосторонніх документів
- Звітності до банку
- Документів анулювання
Ця інструкція допоможе вам ефективно використовувати функціонал «Перший підпис контрагента» у СОТА.ЗВІТ для оптимізації процесу погодження електронних документів.
