Якщо роботодавець повертає працівнику гроші за пальне для його власного авто, така виплата оподатковується ПДФО і військовим збором. ЄСВ на неї не нараховується. Податки утримує та перераховує роботодавець як податковий агент.
Типова ситуація: працівник їздить власним автомобілем до клієнтів, возить документи, виконує інші службові доручення. Бензин чи дизель купує за свої гроші, а підприємство згодом повертає витрачену суму. Чи є це доходом працівника? ДПС України пояснює, що за загальним правилом так, і такі позиції оприлюднили також Головні управління ДПС у м. Києві, Вінницькій, Хмельницькій, Житомирській та Рівненській областях.
Чому компенсація оподатковується
Податковий кодекс України відносить грошове відшкодування витрат працівника до його оподатковуваного доходу як додаткове благо, якщо законодавство не передбачає звільнення. Правило діє і тоді, коли власне авто використовують у господарській діяльності підприємства.
Чеки із заправки підтверджують, що витрати були. Проте від оподаткування компенсацію вони не звільняють.
Як це працює
У 2026 році компенсацію вартості пального, яку визнано додатковим благом, оподатковують за такими ставками:
- 18% — ПДФО;
- 5% — військовий збір.
Працівнику нічого рахувати й сплачувати самостійно не потрібно. Роботодавець як податковий агент утримує ПДФО та військовий збір із суми компенсації, перераховує їх до бюджету, а решту виплачує працівнику.
Єдиний внесок на таку компенсацію не нараховується, якщо працівник використовував власний транспорт для потреб підприємства, а відшкодування стосується пального, витраченого в межах його господарської діяльності.
Приклад. Менеджер витратив на пальне для робочих поїздок певну суму, і підприємство повертає її повністю. Бухгалтер утримує з цієї суми 18% ПДФО та 5% військового збору, перераховує їх до бюджету, а менеджеру виплачує залишок. ЄСВ на цю суму не нараховується.
Питання й відповіді
Чи подавати працівнику декларацію? Ні. Якщо компенсацію виплатив роботодавець як податковий агент, річну декларацію про майновий стан і доходи лише через цю виплату подавати не треба.
Чи звільняють від податків чеки з АЗС? Ні, вони лише підтверджують витрати.
Чи залежить оподаткування від того, що авто використовують для службових потреб? Ні. Навіть за службового використання транспорту грошова компенсація за загальним правилом оподатковується.
Типові помилки
- Виплатити компенсацію повною сумою без утримання ПДФО та військового збору.
- Вважати, що чеки на пальне автоматично роблять виплату неоподатковуваною.
- Нарахувати ЄСВ на таку компенсацію, хоча база для нього не виникає.
- Вимагати від працівника подати декларацію або самостійно сплатити податки.
Що зробити
- Утримуйте ПДФО (18%) і військовий збір (5%) із суми компенсації пального під час її виплати.
- Перерахуйте утримані податки до бюджету як податковий агент.
- Не нараховуйте ЄСВ на компенсацію пального, витраченого в межах господарської діяльності підприємства.
- Зберігайте чеки та документи, що підтверджують витрати, і відобразіть виплату у звітності.
