Вкладка Документообіг призначена для налаштування маршрутизації вхідних первинних документів від контрагентів. Якщо підприємство працює з кількома програмами — Сота, M.E.Doc, API.ПТАХ, FREDO чи FlyDoc, — тут можна чітко визначити, у який саме софт має надходити певний документ. Користувач може встановити як загальні правила прийому для всієї кореспонденції та документів СЕА, так і персоналізовані винятки за ЄДРПОУ відправника або кодом документа, де пріоритет належить налаштуванням за ЄДРПОУ. Крім того, у цьому розділі регулюється отримання e-mail сповіщень про нові надходження з платформи ПТАХ, а всі збережені зміни застосовуються автоматично через 15 хвилин.
При налаштуванні, документи від контрагента прийматимуться лише через той програмний продукт, який зазначено в налаштуваннях.
Якщо для підприємства вже було виконано налаштування прийому первинних документів у програмах СОТА, M.E.Doc, ПТАХ або FREDO, ці налаштування автоматично завантажаться та відобразяться у вікні модуля.
Прийом вхідних первинних документів можна організувати кількома способами:
- встановити програму для прийому всіх вхідних первинних документів без винятку;
- зазначити окрему програму для прийому документів СЕА, що потребують реєстрації;
- виконати спеціальні налаштування розподілу документів за їх кодами.
Щоб налаштувати прийом первинних документів:
У пункті Вкажіть програму за замовчуванням для прийому всіх документів від контрагента вкажіть назву програмного продукту, в якому здійснюватиметься отримання всіх первинних документів від контрагентів та від серверу обміну коригуваннями ДФС (РК, ПН, РК, АН, ТТН, акти, рахунки тощо). Це поле поширюється на всі первинні документи, якщо інші налаштування у модулі (наприклад, прийом за кодом або прийом документів для реєстрації) не були виконані.
У вікні з'явиться опція Вкажіть програму для документів СЕА від контрагента, які потрібно зареєструвати. За замовчуванням у цьому полі встановлюється назва програми, яку було обрано у пункті Вкажіть програму за замовчуванням для прийому всіх документів від контрагента (крім тих, що налаштовані в інших пунктах). Це означає, що документи СЕА, які потребують реєстрації, будуть прийматися в тій самій програмі, що й інші вхідні первинні документи. Щоб зберегти налаштування, натисніть кнопку Зберегти на панелі інструментів.
Для організації прийому документів СЕА від контрагента, які необхідно зареєструвати в окремій програмі, дотримуйтесь наступних кроків:
- Спочатку виберіть програму за замовчуванням для прийому всіх документів від контрагента, окрім тих, що мають спеціальні налаштування. Вкажіть назву програмного забезпечення, яке буде використовуватись для отримання всіх вхідних первинних документів.
- Далі налаштуйте програму для документів СЕА, що потребують реєстрації. Виберіть відповідну програму в блоці налаштувань після вказання програми за замовчуванням.
Цей параметр стане доступним тільки після встановлення відповідної програми для загального прийому. Документи СЕА (НН, АН, ТТН та РК), а також документи з серверу обміну коригуваннями та СДО прийматимуться лише в програмному продукті, визначеному для реєстрації документів СЕА. Інші первинні документи, такі як договори чи рахунки, будуть прийматись у програмі за замовчуванням, якщо вони не мають спеціальних налаштувань прийому за кодом.
Щоб налаштувати прийом документів за кодом:
- Обрану раніше програму за замовчуванням використовуйте для отримання всіх первинних документів від контрагента.
- Після цього перейдіть до таблиці налаштувань і натисніть кнопку для додавання нового рядка. Після вибору програми таблиця стає активною.
- У цьому рядку введіть код документа, який плануєте налаштувати.
Код документа можна ввести вручну або обрати з довідника різними способами:
- почніть вводити код документа, під полем з'явиться список кодів, що містять введені символи. Виберіть потрібний код зі списку;
- натисніть кнопку у виділеному рядку.
Це відкриє вікно довідника документів. Поставте позначку біля потрібного документа та натисніть кнопку ОК, щоб додати обраний документ у таблицю налаштувань.
Для пошуку в довіднику почніть вводити код або назву документа в полі з іконкою лупи у відповідній колонці. У довіднику будуть показані лише ті документи, які містять введені символи. Щоб налаштувати кількість рядків у вікні довідника, виберіть бажане значення в полі Показати __ записів.
Також можна сортувати записи, натискаючи на заголовок колонки. За замовчуванням для документа буде встановлено програму, обрану в полі Вкажіть програму за замовчуванням для прийому всіх документів від контрагента (крім тих, що налаштовані в інших пунктах). Щоб вибрати іншу програму для прийняття документа, оберіть її назву в колонці "Програма".
Для додавання налаштувань до наступного документа, виберіть кнопку Додати рядок і виконайте вказані кроки. Документи з налаштованим розподілом прийому за кодом прийматимуться лише в тих програмних продуктах, які зазначені у полі Програма відповідного рядка документа.
Щоб зберегти зроблені налаштування, скористайтеся кнопкою Зберегти на панелі інструментів. Для видалення налаштувань прийому документа за кодом поставте позначку у відповідному рядку коду і натисніть Видалити рядок.
Будь ласка, зверніть увагу! Налаштування прийому документів типу ПН, РК, ТТН, АН за їх кодами не передбачено. Програма для прийому цих документів обирається лише в пункті, де вказується програма для документів СЕА від контрагента з обов'язковою реєстрацією.
Щоб скасувати налаштування прийому первинних документів у різних програмних продуктах, у пункті за замовчуванням для прийому всіх документів від контрагента (які не налаштовані в інших пунктах), потрібно вибрати опцію Не використовується.
У разі вибору опції Не використовується, розподіл первинних документів за програмними продуктами не здійснюватиметься. Документи надходитимуть у програмне забезпечення, яке першим встановить поштове з'єднання або ж з'єднання з сервером документообігу.
Зверніть увагу! Відновити скасовані налаштування неможливо. Щоб повернутися до розподілу прийому первинних документів, потрібно виконати всі налаштування знову.
Ось як можна організувати прийом і розподіл вхідних первинних документів у веб-сервісі СОТА.
