Регламент проведення та процесуальні кроки інвентаризації каси

Головне завдання інвентаризації каси полягає у забезпеченні належного контролю за збереженням фінансових ресурсів підприємства, включаючи готівкові кошти, грошові документи та цінні папери. У ході цієї перевірки оцінюється стан касової дисципліни, дотримання нормативних вимог та реальний стан матеріальних цінностей, за які відповідає касир.

Що вважається касою та розрахунковою зоною? Відповідно до Положення № 148, під касою розуміють спеціально обладнане приміщення або окремо виділене місце, де здійснюються приймально-видаткові операції, зберігається готівка, бланки та відповідні документи. При цьому важливо враховувати: якщо суб’єкт господарювання проводить розрахункові операції з покупцями із застосуванням реєстраторів розрахункових операцій (РРО) або розрахункових книжок (РК), то інвентаризаційний перегляд обов'язково охоплює не лише центральну касу, а й усі пункти безпосереднього проведення розрахунків.

Основні цілі та завдання ревізії:

Встановлення фактичного обсягу готівки, цінних паперів та грошових документів у наявності.
Виявлення можливих відхилень (лишків або недостач) шляхом зіставлення фізичних залишків із показниками бухгалтерського обліку.
Оцінка дотримання встановленого порядку зберігання грошових коштів та інших цінностей.

Оптимальний час для початку перевірки — це момент безпосередньо перед стартом або одразу після закінчення робочого дня, коли касир вже підсумував операції за день у касовій книзі та вивів підсумковий залишок.

Послідовність дій інвентаризаційної комісії:

Отримання розписки. До початку перерахунку матеріально відповідальна особа дає письмове підтвердження того, що всі видаткові та прибуткові документи передано до бухгалтерії, наявні кошти оприбутковано, а вибулі — належним чином списано.
Фактичний перерахунок. Комісія здійснює суцільний покупюрний перерахунок банкнот і монет. У касі не повинні перебувати сторонні гроші або майно, що не належать підприємству. Кошти, не підтверджені касовими ордерами, кваліфікуються як надлишок. Будь-які приватні розписки чи неоформлені розрахункові документи до складу залишку готівки не зараховуються.
Перевірка первинної документації. Перевіряється повнота й правильність відображення касових операцій. У разі використання автоматизованих систем і електронної касової книги додатково контролюється коректність роботи програмного забезпечення.
Звірка з даними обліку. Фізичні залишки порівнюють із даними касової книги. При використанні РРО суму наявних коштів на місці розрахунку зіставляють із даними Х-звіту РРО (чи реєстраційними даними у Книзі обліку розрахункових операцій).
Фіксація результатів та розбіжностей. У разі виявлення лишків вони зараховуються до складу доходів підприємства з відповідним оприбуткуванням. Нестача підлягає відшкодуванню матеріально відповідальною особою у встановленому законом порядку.

Перевірка грошових документів та цінних паперів: Грошові документи (поштові марки, путівки тощо) підлягають перерахунку за кількістю та номіналом. При цьому в описі зазначають їх назву, серію, номер та номінальну вартість. Для цінних паперів у паперовій формі комісія перевіряє їх наявність поштучно, реальність відображення у балансі, а також своєчасність і повноту нарахування доходів від фінансових інвестицій. Дані фіксуються окремо щодо кожного емітента із зазначенням назви, серії, номера, номінальної та балансової вартості й терміну погашення.

Порядок документування та підбиття підсумків інвентаризації каси

Завершальним і найвідповідальнішим етапом проведення інвентаризаційного процесу є належне графічне та юридичне оформлення його результатів. Без правильно складених первинних актів результати перевірки вважаються недійсними та не можуть бути відображені в бухгалтерському та податковому обліку.

Основний документ для фіксації результатів. Основним підтвердним документом під час перевірки каси є Акт про результати інвентаризації наявних коштів (типова форма наведена у Додатку 7 до Положення № 148). Даний документ оформлюється у двох примірниках. Його підписують усі члени комісії та матеріально відповідальна особа. Після підписання один примірник спрямовується до бухгалтерської служби для подальшого опрацювання, а другий зберігається у касира.

Якщо інвентаризація проводиться у зв'язку з ротацією або зміною матеріально відповідальних осіб, обов’язково складають три примірники Акта:

Перший — для бухгалтерії;
Другий — для касира, який передає справи та цінності;
Третій — для касира, який приймає матеріальну відповідальність.

Заповнення Акта та специфіка іноземної валюти. В Акті обов’язково зазначають фактичну наявність коштів, обліковий залишок за даними бухгалтерського обліку, а також виведений результат (відповідність, надлишок або недостача).

Для інвентаризації іноземної валюти окремої нормативно затвердженої форми не передбачено. Проте суб’єкти господарювання застосовують той самий Акт про результати інвентаризації наявних коштів (Додаток 7). Згідно з вимогами Положення № 879, відомості про іноземні банкноти вносяться із зазначенням наступних обов'язкових реквізитів: