Готівка, яка надходить на місце розрахунків або вилучається з нього не через продаж, має проходити через РРО чи ПРРО окремими операціями. Пояснюємо, коли застосовують «службове внесення» та «службову видачу», хто це робить і що про це кажуть податківці.
Каса працює не лише з покупцями. Касир розмінює готівку, інкасатор забирає виручку, власник бере гроші на потреби бізнесу. Такі рухи коштів не є розрахунковими операціями, але їх також треба відобразити у фіскальній системі.
Головне управління ДПС у Рівненській області нагадує: внесення чи видачу готівки з місця проведення розрахунків реєструють через РРО або ПРРО за допомогою операцій «службове внесення» та «службова видача». Це стосується випадків, коли рух готівки не пов’язаний із розрахунками за товари чи послуги. Вимога закріплена в Порядку № 547 для звичайних РРО та в Порядку № 317 для програмних РРО.
Як це працює
Службове внесення реєструє суму готівки, що лежить на місці розрахунків на момент першої розрахункової операції після Z-звіту. Простіше кажучи, це «стартова» готівка в касі, зазвичай розмінна монета й дрібні купюри на початок зміни.
Службова видача реєструє готівку, яку вилучають із місця розрахунків. Також її застосовують, коли готівку видають держателям електронних платіжних засобів.
Приклад з практики
У магазині ФОП перед відкриттям у касі лежить 1 000 грн розмінної готівки. Касир до першого продажу робить службове внесення на цю суму. Увечері власник забирає частину виручки. Це оформлюють службовою видачею, щоб залишок готівки в касі за даними РРО збігався з фактичним.
Видача готівки держателям карток
Якщо підприємство видає готівку власникам платіжних карток, наприклад у режимі «cashback» на касі, це також проводять через РРО або ПРРО. Порядок визначають Закон № 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» і нормативний акт Національного банку України щодо ведення касових операцій у національній валюті. Детальніше податківці радять дивитися в Загальнодоступному інформаційно-довідковому ресурсі ДПС (ЗІР): https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=37661.
Типові помилки
- Не зробили службове внесення після Z-звіту, і залишок готівки в касі за даними РРО не збігається з фактичним.
- Забрали виручку чи частину готівки з каси без службової видачі.
- Спробували оформити як продаж або повернення рух грошей, який не пов’язаний із розрахунком.
- Видали готівку держателю картки поза РРО чи ПРРО.
Що зробити
- Перевірте, що касири знають, коли робити службове внесення, а коли службову видачу.
- Після кожного Z-звіту реєструйте стартову готівку перед першим продажем.
- Усі вилучення готівки з каси оформлюйте службовою видачею.
- Видачу готівки держателям карток проводьте лише через РРО або ПРРО.
- Звіряйте залишок готівки в касі за даними РРО з фактичним наприкінці зміни.
