2026 рік став переломним для українського бізнесу щодо застосування реєстраторів розрахункових операцій. Період експериментів та відтермінувань завершився, і тепер фіскалізація розрахунків є обов'язковим елементом податкової дисципліни для більшості суб'єктів господарювання. У цій статті розглянемо всі актуальні вимоги, штрафи та нововведення щодо РРО та ПРРО.
Що таке РРО та ПРРО: ключові відмінності
Реєстратор розрахункових операцій (РРО) — це пристрій для фіксації та передачі до ДПС інформації про фінансові операції між продавцем і покупцем. Традиційні касові апарати, які можна побачити в магазинах, ресторанах та на АЗС, є класичними прикладами таких реєстраторів.
Програмний реєстратор розрахункових операцій (ПРРО) — це сучасна альтернатива, яку можна встановити на смартфон, планшет, ноутбук або комп'ютер. Головні переваги ПРРО: відсутність витрат на опломбування та сервісне обслуговування, автоматизація процесів формування звітності та можливість роботи в офлайн-режимі під час блекаутів.
Станом на 2026 рік у Державному реєстрі зареєстровано 202 моделі РРО, 27 з яких оновили версії програмного забезпечення. Оновлення ПЗ окремих моделей не означає, що інші реєстратори стають непридатними — зміни до реєстру вносяться щоквартально за потреби.
Кому обов'язково потрібен РРО або ПРРО у 2026 році
Застосування реєстраторів розрахункових операцій є обов'язковим для широкого кола підприємців. Ключовим критерієм є наявність розрахункової операції — тобто приймання від покупця готівки, платіжних карток чи інших платіжних засобів.
Категорії підприємців із обов'язковим використанням РРО/ПРРО:
- ФОП 2, 3 та 4 груп єдиного податку при здійсненні розрахункових операцій
- ФОП та юридичні особи на загальній системі оподаткування
- Підприємці, що здійснюють інтернет-торгівлю з прийманням готівки або карткових платежів
- Суб'єкти господарювання, які приймають оплату через POS-термінали
- Підприємці, що використовують платіжні сервіси (LiqPay, WayForPay, NovaPay, Fondy тощо)
- Торговці, що приймають оплату через QR-код із переадресацією на еквайринг
Особливості для різних груп ФОП
ФОП 1 групи
Підприємці першої групи єдиного податку залишаються єдиною категорією зі звільненням від РРО/ПРРО. Однак це звільнення діє виключно при роздрібній торгівлі на ринках або наданні побутових послуг населенню. Важливо: з 1 січня 2026 року ФОП 1 групи зобов'язані забезпечити можливість безготівкової оплати (термінал, QR-код або Tap to Phone), але видача фіскальних чеків для них не є обов'язковою.
ФОП 2 та 3 груп
Для підприємців другої та третьої груп застосування РРО або ПРРО є загальним правилом при будь-яких розрахункових операціях. Звільнення можливе лише у випадках, коли оплата здійснюється виключно банківським переказом з рахунку на рахунок (IBAN → IBAN), послуги надаються повністю дистанційно без контакту з клієнтом, або оплата надходить через Укрпошту.
ФОП 4 групи та загальна система оподаткування
Для цих категорій підприємців обов'язок фіскалізації виникає при будь-яких розрахункових операціях. Якщо всі розрахунки здійснюються виключно банківськими переказами — РРО не потрібен. Однак приймання готівки, карток чи використання платіжних сервісів автоматично створює обов'язок застосування реєстратора.
Кому не потрібен касовий апарат у 2026 році
Незважаючи на загальне посилення вимог, існують категорії підприємців, звільнених від обов'язку використання РРО/ПРРО:
- Підприємці, що приймають оплату виключно на ФОП-рахунок за реквізитами IBAN через веббанкінг або касу банку
- Торговці, що отримують післяплату через Укрпошту за договором
- ФОП 1 групи на єдиному податку навіть при розрахунках готівкою
- Торговці через вендингові автомати
- Виїзна та виносна торгівля
- Фермери, що продають продукцію власного виробництва
- Роздрібна торгівля в сільській місцевості з веденням КОРО та дотриманням ліміту обороту
Важливий нюанс: оплата за реквізитами IBAN через небанківські термінали самообслуговування використовує транзитні рахунки, що може кваліфікуватися як розрахункова операція з обов'язком фіскалізації.
Штрафи за порушення вимог щодо РРО/ПРРО у 2026 році
З 1 серпня 2025 року до всіх суб'єктів господарювання застосовуються повні фінансові санкції. Період пільгових штрафів завершився, і порушення у сфері фіскалізації розглядаються як серйозні податкові правопорушення.
Розмір штрафних санкцій:
- 100% вартості товарів або послуг, проданих з порушеннями — за перше порушення
- 150% вартості товарів або послуг — за кожне наступне порушення
Порушення, за які застосовуються штрафи:
- Проведення розрахунків на неповну суму вартості товарів або послуг
- Непроведення розрахункових операцій через РРО/ПРРО з фіскальним режимом
- Невидача фіскального чека покупцю (паперового або електронного)
Зверніть увагу: штрафи застосовуються за кожне окреме порушення, а не сукупно за результатами перевірки. Декілька нефіскалізованих операцій можуть призвести до значного зростання суми санкцій.
Нові вимоги до фіскальних чеків з 2025 року
З 1 березня 2025 року набули чинності нові форми розрахункових документів. Основні правила:
- Документ не приймається як розрахунковий за відсутності хоча б одного обов'язкового реквізиту
- Обов'язкові реквізити відображаються з урахуванням конкретних обставин продажу
- Незначні помилки у назві товару, що не спотворюють інформацію про операцію, не роблять чек недійсним
Якщо програмне забезпечення вашого РРО вже може виконувати нові вимоги — обов'язкового доопрацювання не потрібно. Термін між реєстрацією РРО та датою виключення з Державного реєстру не може бути меншим за 7 років.
Безготівкові розрахунки для ФОП 1 групи з 2026 року
Згідно з постановою КМУ №894, з 1 січня 2026 року ФОП 1 групи, торговці через вендингові автомати, виїзна торгівля та фермери зобов'язані забезпечити можливість безготівкової оплати. Це можна реалізувати через:
- Банківський POS-термінал
- Термінал у смартфоні (Tap to Phone) — за наявності NFC-модуля та банківського застосунку
- QR-код від платіжної системи (LiqPay, EasyPay тощо) з переадресацією на оплату
- Android POS-термінал з функціями каси та еквайрингу
Важливо: надання лише IBAN для прямого переказу може бути недостатнім, оскільки постанова вимагає забезпечити можливість оплати саме електронними платіжними засобами, тобто платіжною карткою.
Інші нововведення 2026 року
е-Акциз
Впровадження електронного маркування підакцизних товарів перенесено на 1 листопада 2026 року. Зміни торкнуться переважно касирів (сканування дата-матрікс коду замість паперової марки) та виробників акцизної продукції.
Округлення до 10 копійок
У зв'язку з вилученням монет 1, 2 та 5 копійок з обігу, актуальним стає округлення готівкових сум у чеках до 10 копійок. На безготівкові розрахунки це не впливає.
Нова класифікація КВЕД
Україна переходить на європейський стандарт класифікації видів діяльності NACE 2.1-UA. Підприємці мають рік на актуалізацію своїх КВЕДів, після чого потрібно буде синхронізувати дані з ПРРО.
Висновки: як працювати без ризиків у 2026 році
Застосування РРО та ПРРО у 2026 році перетворилося з формальної вимоги на необхідний елемент податкової безпеки бізнесу. Головний критерій для визначення обов'язку фіскалізації — не система оподаткування чи розмір доходу, а наявність розрахункової операції.
Для більшості підприємців найбезпечнішою стратегією є повна фіскалізація всіх розрахункових операцій із використанням сучасних ПРРО. Це дозволяє мінімізувати податкові ризики, уникнути штрафів 100-150% від суми операцій та зосередитися на розвитку бізнесу замість вирішення спорів з контролюючими органами.
Кожен випадок потребує індивідуального аналізу з урахуванням групи ФОП, категорій товарів, способів прийому оплати та інших факторів. За консультацією щодо вашої конкретної ситуації рекомендуємо звертатися до фахових спеціалістів.
