Чи потрібна ФОП каса, залежить від групи єдиного податку, способу приймання оплати й формату роботи з клієнтом. Розбираємо, кому обов'язкові РРО чи ПРРО, а хто може працювати без них, і які штрафи загрожують за порушення.
Обов'язок мати касу для ФОП у 2026 році визначає не стільки вид діяльності, скільки те, як саме клієнт платить. Якщо підприємець приймає готівку, оплату карткою чи кошти через платіжні сервіси, це розрахункова операція, і для ФОП 2–4 груп та загальної системи вона потребує фіскального чека з РРО або ПРРО. Без каси можуть працювати ФОП 1 групи, а також підприємці будь-якої групи, які отримують оплату лише банківським переказом на рахунок.
Що вважається розрахунковою операцією
Розрахункова операція — це приймання від клієнта коштів за товар чи послугу готівкою, платіжною карткою або іншим платіжним інструментом. Фіскальний чек потрібен, коли ви:
- приймаєте готівку;
- берете оплату карткою через POS-термінал або мобільний термінал;
- отримуєте кошти через інтернет-еквайринг чи платіжні сервіси (LiqPay, WayForPay, Portmone тощо);
- приймаєте переказ за номером картки;
- отримуєте післяплату під час видачі товару.
Переказ із банківського рахунку покупця на ваш рахунок за реквізитами IBAN без участі платіжного посередника розрахунковою операцією не є, і чек у такому разі не потрібен.
Важливий нюанс: формат IBAN мають не лише банківські рахунки, а й платіжні рахунки небанківських фінустанов. ДПС у листі від 29.09.2025 № 1057/2/99-00-21-01-01-02 пояснила, що оплати з таких рахунків, а також через платіжні сервіси без банківської ліцензії, слід проводити через РРО чи ПРРО. Розпізнати їх можна за номером балансового рахунку в IBAN платника у виписці: 2650 і 2654 — рахунки небанківських надавачів платіжних послуг, 2924 — транзитний рахунок банку для карткових операцій. Щодо оплат через NovaPay є судова практика на користь ФОП, проте позиція податкової поки не змінилася.
Як це працює за групами
ФОП 1 групи. Можуть не застосовувати РРО чи ПРРО, поки відповідають критеріям групи: дозволений вид діяльності, ліміт доходу, відсутність найманих працівників. Це передбачено пунктом 296.10 Податкового кодексу України. Звільнення не залежить від способу оплати, тож готівку й картки можна приймати без каси. Якщо ФОП перестає відповідати критеріям 1 групи, звільнення також втрачається.
ФОП 2 і 3 груп. Застосовують РРО чи ПРРО на загальних підставах, визначених Законом «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг». Вид діяльності й обсяг доходу самі по собі не звільняють від каси: вирішальне значення має спосіб оплати. Якщо хоча б частина клієнтів платить готівкою, карткою, через POS-термінал чи платіжні сервіси, каса потрібна для кожної такої операції. Якщо всі надходження йдуть банківським переказом на IBAN, РРО/ПРРО можна не застосовувати.
Це стосується й онлайн-торгівлі: продаж через сайт чи соцмережі з оплатою карткою або через еквайринг потребує ПРРО, навіть якщо ви ніколи не бачите покупця. Для окремих видів дистанційних послуг закон передбачає винятки, тому їх варто звіряти з чинною редакцією статті 9 Закону про РРО.
ФОП 4 групи та загальна система. Правило те саме: каса потрібна за будь-якої розрахункової операції і не потрібна, якщо оплата надходить лише банківським переказом на рахунок. Пільга для сільської торгівлі, описана нижче, діє тільки для платників єдиного податку, тож на ФОП загальної системи вона не поширюється.
Сільська торгівля
ФОП — платники єдиного податку, які ведуть роздрібну торгівлю на території села, можуть не застосовувати РРО чи ПРРО. Таку можливість передбачає постанова Кабміну № 1336. Замість каси вони ведуть розрахункову книжку та книгу обліку розрахункових операцій. Умови такі:
- торгівля товарами, крім підакцизних;
- сільська рада чи рада громади не ухвалила рішення про обов'язкове застосування РРО/ПРРО на території села;
- річний обсяг розрахункових операцій на один структурний підрозділ (пункт продажу) не перевищує 167 мінімальних заробітних плат, встановлених на 1 січня року.
РРО чи ПРРО
РРО — класичний касовий апарат із фіскальною пам'яттю. ПРРО — програма на смартфоні, планшеті чи комп'ютері, яка формує електронні чеки й передає дані до ДПС. Юридично обидва варіанти рівноцінні. Для більшості ФОП програмна каса зручніша: не треба купувати й обслуговувати обладнання, а додати нову точку продажу чи касира простіше.
Штрафи за порушення
Санкції за порушення правил застосування РРО/ПРРО відновили з 1 жовтня 2023 року. До 31 липня 2025 року для частини ФОП-єдинників діяли знижені штрафи — 25% і 50% вартості товару. З 1 серпня 2025 року для всіх суб'єктів господарювання діють повні розміри:
- 100% вартості проданих із порушенням товарів чи послуг — за перше порушення;
- 150% — за кожне наступне.
Штраф загрожує, якщо підприємець не провів операцію через РРО чи ПРРО, пробив чек не на повну суму або не видав покупцю фіскальний чек.
Найчастіші помилки:
- вважати, що онлайн-продаж звільняє від каси, хоча оплата проходить через еквайринг чи платіжний сервіс;
- орієнтуватися лише на формат IBAN і не перевіряти, з якого рахунку надійшли кошти — банківського чи платіжного;
- забувати, що ФОП 1 групи втрачає звільнення від каси разом із правом на 1 групу.
Якщо каса потрібна
Порядок дій такий: визначити, які способи оплати ви приймаєте, обрати РРО чи ПРРО, зареєструвати в ДПС господарську одиницю, касу й касира, налаштувати товари, податки й типи оплат і почати видавати чеки. Програмна каса з контролем змін і автоматичною передачею даних до податкової допомагає не порушувати вимоги. Підібрати та підключити ПРРО (Cashalot, СОТА Каса) можна в СТ Центрі.
Що зробити
- Перевірте, чи відповідаєте ви критеріям своєї групи єдиного податку.
- Складіть перелік усіх способів, якими клієнти вам платять: готівка, термінал, переказ на картку, платіжні сервіси, IBAN.
- Перегляньте банківську виписку й перевірте, чи є надходження з рахунків небанківських установ (2650, 2654) або карткові надходження (2924).
- Якщо є хоча б одна розрахункова операція, оберіть РРО чи ПРРО і зареєструйте касу до початку продажів.
- Налаштуйте товари, податки й типи оплат та перевірте, що фіскальні чеки формуються й передаються до ДПС.
