Основні поняття та призначення звітів
Законопроект № 8401 скасовує пільги для суб’єктів господарювання за відсутність реєстратора розрахункових операцій на місці торгівлі. Зокрема питання рро для ФОПів знову стало актуальним. Складання Z-звіту та X-звіту — це обов'язкова щоденна процедура, яку повинен виконувати кожен підприємець для ведення касового обліку. Для контролю даних протягом робочого дня використовується Х-звіт. Він відображає всю виручку, отриману як готівкою, так і картками, з початку касової зміни, і не вимагає погашення касової пам'яті. Підприємці можуть друкувати його багаторазово, щоб переконатися у правильності внесених даних перед остаточним закриттям зміни (Z-звіт). Оскільки X-звіт є суто внутрішнім контрольним документом і не впливає на податкову звітність, податкова служба не вимагає його зберігання. Він може бути сформований за потреби кілька разів протягом робочого дня. Фіскальний звітний чек, або Z-звіт, є основним підсумковим документом касового апарату, який закриває робочу зміну. Формування цього звіту є обов'язковим. Під час його створення відбувається фіксація всіх проведених транзакцій у незмінній фіскальній пам'яті РРО, що забезпечує їхню захищеність. Водночас оперативна пам'ять каси очищається для початку нової зміни. Згідно з пунктом 44.3 Податкового кодексу України та роз'ясненнями податкової служби (лист № 1112), Z-звіти необхідно зберігати протягом трьох років (1095 днів), починаючи від дати подання тієї податкової декларації, у якій були використані дані цих звітів. Ця вимога є обов'язковою як для паперових, так і для електронних звітів.
Z-звіт та X-звіт в ПРРО
Спостереження показують, що на сьогоднішній день програмні РРО стають усе більш популярними серед підприємців. ПРРО (Програмний РРО) є цифровим еквівалентом звичайного касового апарату, відомим як електронна каса або онлайн-каса. Він являє собою спеціальну програму, яка встановлюється на комп'ютер, планшет чи смартфон і дозволяє касирам генерувати та реєструвати чеки. Такий РРО для ФОП зручний у використанні та не вимагає значних вкладень коштів. У програмних реєстраторах розрахункових операцій (ПРРО) формування Z-звітів відбувається автоматично щодня. Користувачеві не потрібно вручну стежити за дотриманням правила "один звіт на 24 години", оскільки цей процес повністю контролюється програмою. При роботі з ПРРО друкувати Z-звіт не обов'язково; головне — забезпечити його автоматичну передачу на фіскальний сервер ДПС та отримати підтвердження про доставку. У разі припинення роботи з програмною касою, необхідно обов'язково подбати про збереження архівних даних (наприклад, створити копію пристрою, де працював ПРРО, або перенести архів на зовнішній носій). Тому програмні РРО для ФОП 2 групи та інших підприємців на спрощеній системі оподаткування найбільш актуальні, особливо, коли немає можливості встановити громіздкий касовий апарат. Z-звіт та X-звіт не є документами, відсутність яких тягнуть за собою накладання штрафних санкцій, проте відмова від їх формування тягне за собою відповідальність за супутні порушення:
- Незакриття касової зміни може призвести до штрафу в розмірі 510 грн за перше порушення, і 1020 грн за кожне повторне.
- Незбереження первинної документації карається штрафом 1020 грн за перше порушення. У разі повтору протягом року сума штрафу зростає до 2040 грн (згідно з п. 121.1 ПКУ та листом №1112).
