Службове вилучення: що потрібно знати?
Службова видача (або вилучення) — це операція, за допомогою якої продавець обліковує та забирає готівку з касового апарату. Сума в касі складається з виторгу та «розмінного фонду» для решти. Пам'ятайте: кількість грошей у скриньці повинна копійка в копійку збігатися з показниками у вашому денному Z-звіті. Для уникнення порушень у роботі з касами важливо чітко розрізняти процедури службового вилучення та внесення готівки. Службове внесення - це операція необхідна для фіксації залишку готівкових коштів на торговій точці перед початком першої розрахункової операції за зміну. Вона проводиться після того, як була закрита попередня зміна та сформовано підсумковий фіскальний звіт. Якщо торгова діяльність ведеться виключно через безготівкові розрахунки (без прийому чи видачі паперових грошей), процедури внесення та вилучення готівки не застосовуються. Готівкова виручка та кошти для видачі решти вилучаються з каси після завершення зміни касира через процедуру «службове вилучення». Хоча технічно ці кошти можуть залишатися в грошовій скриньці до наступної зміни, податкова служба радить проводити вилучення щоденно під час формування Z-звіту. Це допоможе уникнути накопичення надмірних сум та забезпечить точну відповідність готівки в касі звітним даним. Хоча згідно із Законом №265 службове вилучення не вважається розрахунковою операцією (оскільки не стосується безпосередньо продажу чи повернення товару), будь-яке вилучення готівки з місця торгівлі обов'язково реєструється через касовий апарат. Алгоритм дій для касира:
- Уникнення подвійних операцій: Якщо вранці було зроблено «службове внесення» залишку з попереднього дня, то ввечері перед Z-звітом процедуру вилучення можна не проводити.
- Вплив програмного забезпечення: Якщо ПЗ вашого РРО автоматично обнуляє грошову скриньку при закритті зміни, операцію вилучення потрібно виконати до формування Z-звіту. Після звіту суму знову повертають через «службове внесення». Це гарантує правильне оприбуткування грошей.
Вимоги до ФОП та касової дисципліни:
- Відсутність лімітів: Законодавство не змушує підприємців здавати виручку в банк або дотримуватися лімітів каси — ви маєте право зберігати на місці будь-яку суму.
- Відповідність залишків: Ключова вимога податкової — фактична сума готівки в скриньці повинна копійка в копійку збігатися з даними в пам’яті РРО/пРРО.
- Ризики перевірок: Оскільки нова зміна завжди стартує з нульовим балансом, не зафіксоване вчасно «службове вилучення» призведе до розбіжностей. Зайві гроші в касі, походження яких не підтверджене чеками, можуть стати причиною штрафів під час перевірки.
Якщо не виконали в кінці зміни службову видачу?
Коли фактична готівка в касі збігається з даними денного звіту, робота триває у штатному режимі. Проте за наявності розбіжностей Закон №265 передбачає штрафні санкції: 10% від вартості реалізованого товару при першому випадку та 50% — за кожне повторне порушення. Варто зауважити, що ці штрафи не застосовуються до ФОП на спрощеній системі, які не є платниками ПДВ. Процедура інкасації або відсутність фізичного вилучення коштів із РРО не вважаються помилкою, головне — щоб залишок у Z-звіті відповідав реальній сумі готівки наприкінці дня. У разі виявлення забутого службового вилучення після закриття зміни (Z-звіту), дійте за алгоритмом:
- На новій зміні: внесіть залишок готівки з учорашнього дня через «службове внесення».
- Пояснення: напишіть службову записку на ім'я керівника/бухгалтера (чому помилилися і як виправили).
- Розрахунки: оформіть бухгалтерську довідку з точними сумами на сьогодні.
- Архівація: скріпіть ці документи з чеками (звітами) та збережіть для перевірки ДПС.
