Окремі питання діловодства та архівної справи на підприємствах

Робота зі службовими документами (організація документообігу, формування справ, зберігання службових документів) є невід'ємною частиною діяльності будь-якого суб’єкта господарювання, яка суттєво впливає на взаємовідносини з контрагентами, державними контролюючими органами, найманими працівниками.

Однак на сьогоднішній день питанням діловодства і архівної справи на підприємствах не завжди приділяється належна увага, особливо в приватному секторі економіки. Зазвичай такі процеси діловодства, як створення документів, реєстрація, контроль за їхнім виконанням привертають увагу керівництва у першу чергу, а от до складання номенклатур, формування справ, передачі справ на зберігання – як то кажуть, «руки не доходять».

У цьому матеріали ми хочемо нагадати нашим читачам окремі положення чинного законодавства у сфері діловодства і архівної справи, яких необхідно дотримуватись у своїй діяльності.

Перш за все звертаємо увагу, що згідно із Законом України від 24.12.1993 №3814-XII Про Національний архівний фонд та архівні установи (далі - Закон 3814-XII), стаття 32,  підприємства, установи  та організації,  засновані на приватній формі власності, зобов’язані забезпечити збереженість документів, що нагромадились за час їх діяльності, до проведення експертизи їх цінності, для чого на підприємствах можуть створюватися архівні підрозділи для постійного або тимчасового зберігання документів, що не належать державі чи територіальним громадам. Положення про   архівні   підрозділи  затверджують   засновники таких підприємств з урахуванням  рекомендацій центрального   органу  виконавчої  влади,  що  реалізує  державну політику у сфері архівної справи і діловодства.

Довідково: центральним органом виконавчої влади, який реалізує державну політику у сфері діловодства і архівної справи, є Державна архівна служба України (Укрдержархів), діяльність якого спрямовується і координується Кабінетом Міністрів України через Міністра юстиції. На Укрдержархів покладено функцію нормативно-методичного забезпечення діловодства. Укрдержархів, зокрема:

  • надає рекомендації щодо підготовки положень про архівні підрозділи підприємств, установ та організацій, заснованих на приватній формі власності, а також об’єднань громадян, релігійних організацій;
  • розробляє та подає Міністру юстиції для затвердження типові переліки документів із строками зберігання;
  • розробляє та подає Міністру юстиції для затвердження порядок передачі для подальшого зберігання документів підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, що ліквідуються, та здійснює контроль за додержанням такого порядку;
  • погоджує правила, порядки, типові інструкції з діловодства, галузеві уніфіковані форми документації, методичні з питань архівної справи і діловодства, розроблені іншими державними органами та органами місцевого самоврядування, а також підприємствами, установами та організаціями незалежно від форми власності.

Для чого необхідна експертиза цінності документів? Справа в тім, що жодне підприємство не в змозі зберігати всю створювану ним документацію в повному обсязі, оскільки зберігання документів пов'язане зі значними матеріальними витратами. Окрім того, більшість документів втрачають свою цінність і практичне значення через певний період часу, і подальше їх зберігання є недоцільним. У той же час частина документів підприємства може бути включена до національного архівного фонду (НАФ). З огляду на зазначене здійснюється експертиза цінності інформації, що міститься в документах. Після визначення цінності документів вони можуть бути знищені або залишені на тимчасове, тривале (понад 10 років) або постійне (довічне) зберігання. Закон 3814-XII забороняє знищення  документів  без попереднього проведення експертизи їх цінності.

Для визначення цінності документів на підприємстві необхідно створити постійно діючу експертну комісію (ЕК), склад якої затверджує керівник підприємства. Діяльність такої комісії регламентується вимогами Примірного положення про експертну комісію об'єднання громадян, релігійної організації, а також підприємства, установи та організації, заснованої на приватній формі власності, затвердженого наказом Державного комітету архівів від 30.04.2003 р. № 64,  а також Постановою КМУ від 08.08.2007 р. № 1004  Про проведення експертизи цінності документів. До складу ЕК, крім досвідчених фахівців підприємства, включаються фахівці державної архівної установи, повноваження якої поширюються на відповідну територіально-адміністративну одиницю (архівного відділу міської ради).

Зверніть увагу!

У відповідності до вимог частини статті 32 Закону 3814-XII, у разі ліквідації юридичної особи приватної форми власності ліквідаційна комісія зобов’язана забезпечити  впорядкування та збереженість документів, у тому числі документів з кадрових питань(особового складу), регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших  документів,  пов’язаних  з обчисленням і сплатою податків і зборів (обов’язкових платежів), нарахуванням і виплатою заробітної плати   працівникам,  і  за  погодженням  із  відповідною державною архівною установою визначити  місце  подальшого  зберігання архівних  документів цих юридичних осіб.

Вимогу щодо передачі в архів документів постійного зберігання містить  і  п.13 статті 111 «Ліквідація юридичної особи» Цивільного кодексу. Для державної реєстрації припинення юридичної особи внаслідок її ліквідації реєстратору необхідно надати довідку архівної установи про прийняття документів, які відповідно до закону підлягають довгостроковому зберіганню.

Перелік видів документів, пов’язаних із забезпеченням соціального захисту громадян, що мають надходити до архівних установ у разі ліквідації підприємств, установ, організацій, які не належать до джерел формування Національного архівного фонду, затверджено наказом Міністерства юстиції України від 14.03.2013 № 430/5.

Крім того, у разі ліквідації платника податків до архіву в установленому законодавством порядку передаються документи, визначені у пункті 44.1 статті 44 Податкового кодексу, за період діяльності платника податків не менш як 1095 днів, що передували даті ліквідації. Про це зазначено у листі ДФСУ від 20.11.2015 р. № 24797/6/99-99-22-04-02-15.

Під  час  проведення експертизи цінності документів експертні комісії   керуються   типовими   та галузевими  переліками  видів документів  з  нормативно  встановленими  строками  їх зберігання, затвердженими відповідно до законодавства, та номенклатурами справ. Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів затверджено наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012  № 578/5(далі-Перелік 578/5). Строки зберігання документів, встановлені Переліком 578/5, є обов'язковими для всіх органів державної влади і місцевого самоврядування, установ, підприємств та організацій, а для фізичних осіб - підприємців Перелік 578/5 має рекомендаційний характер. Окремі позиції Переліку 578/5 містять примітку «За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для органів виконавчої влади, державних фондів, бюджетних організацій, суб'єктів господарювання державного сектору економіки, підприємств і організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів або використовували державне або комунальне майно, - ревізії, проведеної органами державної контрольно-ревізійної служби за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спорів (протиріч), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах - зберігаються до ухвалення остаточного рішення ». Це означає, що знищення вказаних у даній позиції документів, терміни збереження яких минули, здійснюється за умови проведення ревізії або перевірки відповідними уповноваженими органами влади. В залежності від результатів ревізії або перевірки дані документи або підлягають знищенню з складанням акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, або в разі виникнення будь-яких протиріч, суперечок (в тому числі письмових претензій у досудовому порядку), слідчих і судових справ, зберігаються до ухвалення остаточного рішення. У разі порушення кримінальної справи категорії і види документів, необхідних для слідства, визначаються відповідними уповноваженими органами кримінально-виконавчої системи (див. лист Державної архівної служби України від 30.10.2012р. №01.2/3388).

Зверніть увагу!

Згідно позиції 678 Переліку 578/5 (Розділ7, пункт 7.1 Соціальне страхування та соціальний захист населення), для Звіту про суми нарахованої заробітної плати застрахованих осіб та суми нарахованих страхових внесків на загальнообов’язкове державне пенсійне страхування, єдиного внеску на загальнообов’язкове соціальне страхування (персоніфікований облік) встановлено термін зберігання – 75 років.

Перелік 578/5 використовується під час формування справ та при підготовці номенклатур справ.

Номенклатура справ - обов’язковий для кожної установи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ.

Згідно вимог Закону 3814-XII, юридичні особи, засновані на приватній формі власності, зобов’язаніпротягом  року з дня реєстрації цих юридичних осіб в установленому законодавством порядку  погодити  свою  номенклатуру справ  з однією з державних архівних установ або архівним відділом міської ради.

Загальні вимоги щодо роботи із службовими документами та порядку їх архівного зберігання встановлено Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, які затверджено наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015  № 1000/5 (далі - Правила 1000/5). Правила 1000/5 є нормативно-правовим актом, обов’язковим для виконання всіма установами - державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами і організаціями незалежно від форм власності. Правила 1000/5, зокрема, містять детальні вказівки щодо складання номенклатури справ (див. Розділ VI Систематизація та зберігання документів у діловодстві) та організації роботи експертних комісій (див. Розділ V Експертиза цінності документів).

У зв’язку із стрімким збільшенням кількості підприємств, які впроваджують у своїй діяльності системи електронного документообігу, Міністерство юстиції наказом від 11.11.2014 року № 1886/5 затвердило Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, що регламентує технічні, технологічні, діловодні  аспекти роботи з електронними документами на підприємствах і в установах України.

Зверніть увагу!

Розділ 5 «Складання номенклатури справ» Порядку 1886/5 містить наступні положення:

"2. До зведеної номенклатури справ установи включаються справи, що формуються лише з оригіналів електронних документів. Для цього в графі «Примітка» номенклатури справ установи проставляється відмітка «ЕД».
3. Не дозволяється створювати лише оригінали документів з паперовим носієм інформації, якщо у номенклатурі справ установи для цих видів документів зазначено, що вони створюються у формі електронних документів.
4. Електронні документи з відміткою «ЕД», що зазначена у примітці номенклатури справ установи, можуть створюватись у паперовій формі лише у випадках загальної тривалої неможливості використання комп’ютерної техніки (у випадку настання форс-мажорних обставин), коли доводиться переходити до механічних або власноручних способів документування інформації на інших носіях інформації."

Важливо: Згідно вимог п.4 Розділу 1 Загальні положення Порядку 1886/5 установи зобов’язані створювати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання у двох формах: паперовій, електронній. 

Створення документів з кадрових питань (особового складу) в електронній формі погоджується з відповідною державною архівною установою, архівним відділом міської ради.