В попередніх матеріалах ми розглянули особливості формування архіву документів в програмі M.E.Doc. Зараз більш детально розберемо сам процес роботи з архівами та дії які можна вчиняти з архівними документами.
Додавання архіву
Щоб переглядати записи про первинні документи, які зберігаються в архівних файлах, потрібно завантажити файл архіву у програму. Після цього записи про архівні документи відображатимуться у модулях Реєстр податкових документів, Реєстр електронних документів та Реєстр звітів (зокрема повідомлення про подання пояснень та копій документів СМКОР). У реєстрах для архівних документів у колонці Архів відображається спеціальна позначка.
Щоб додати архів у програму, зайдіть в Адміністрування - Архівування документів та натисніть кнопку «Додати існуючий».
У вікні відкриття файлу оберіть потрібний архів і натисніть «Відкрити». Також, у папці на диску де знаходяться архіви документів, можна перейменувати файл архіву в зрозумілу форму. При додавані архіву система сама ідентифікує його та затягне в програму M.E.Doc правильно.
Доданий архів з’явиться у списку модуля і автоматично отримає статус «Підключений». Це означає, що документи з архіву стануть доступними для перегляду, друку та експорту у відповідних реєстрах. Додати можна лише архів, що належить поточному підприємству (за кодом ЄДРПОУ).
Видалення архіву
Щоб видалити архів зі списку, потрібно вибрати його рядок і натиснути кнопку «Видалити». Після підтвердження дії архів зникне зі списку, але залишиться на жорсткому диску у вказаному каталозі. У такому випадку документи з цього архіву більше не будуть доступні у програмі.
Відключення та підключення архівів
Файли архівів можуть перебувати у двох станах: підключений та відключений. Якщо архів підключений до бази програми, документи з нього можна переглядати, друкувати та експортувати. За замовчуванням доданий архів одразу має статус «Підключений».
Щоб відключити архів, оберіть його у списку і натисніть кнопку «Відключити». Статус зміниться на «Відключений», а кнопка стане «Підключити».
У такому стані документи доступні лише як загальні записи у реєстрі, без можливості перегляду самого документу. Щоб знову зробити документи доступними для перегляду та роботи, потрібно виділити архів зі статусом «Відключений» та натиснути кнопку «Підключити».
Важливо пам’ятати, що дії з архівними документами обмежені – їх можна лише переглядати, експортувати або друкувати. Якщо видалити архівний файл з жорсткого диску, дані про документи буде втрачено. У разі пошкодження або втрати основної бази також зникнуть відомості про архівні документи.
Також, в разі потреби зменшення бази даних програми, є можливість зробити архівування документів та пеоередньо прибрати їх з програми. Коли архівування буде завершено, потрібно зробити резервне копіювання всієї бази даних у форматі zbf та розпакувати цю резервну копію у новий встановлений примірник програми M.E.Doc. Архівні документи можливо під'єднати до програми у будь-який момент.
