В програмному комплексі M.E.Doc реалізовано функціонал архівування документів. Архівування допомагає зменшити навантаження на базу даних та прискорює роботу програми. Під час перенесення документи видаляються з основної бази й зберігаються у вигляді архівних файлів на жорсткому диску комп’ютера.
При цьому фактичний розмір бази даних не зменшується, але обсяг даних для обробки стає меншим, що позитивно впливає на швидкодію в програмі.
Додавати в архів можна всі первинні документи з реєстру Електронних документів та Податкових документів.
Також у Реєстрі звітів дозволено переміщувати в архів документи, які вже мають фінальний статус (Прийнятий або Неприйнятий), зокрема:
- повідомлення та пояснення щодо зупинених ПН/РК;
- документи щодо ризиковості платника;
- таблиця даних платника ПДВ;
- скарги на відмову у реєстрації ПН/РК;
- додані файли довільного формату.
Щоб розпочати архівування в програмі M.E.Doc, заходимо в Головне меню - Адміністрування - Архівування документів.
Активуйте опцію Архівування періодів. Без неї архівування не виконується. У полі За періодом виберіть потрібний інтервал: Місяць, Квартал або Рік. Відповідно до вказаного інтервалу, файли архіву будуть створюватися або за рік, квартально, або за місяць.
Укажіть каталог зберігання архівних файлів на диску. Натисніть кнопку Розпочати архівування та підтвердьте дію. Почнеться створення архіву з усіх документів зі статусом Архів.
Позначити документи на архівування можна або перед початком архівування, або вже після. Тоді документи будуть додаватися в архів поступово.
Щоб позначити документ на архівування, потрібно зайти в Головне меню - Первинні документи - Реєстр податкових документів, або Первинні документи - Реєстр електронних документів, або Звітність - Реєстр звітів.
Далі проставляємо необхідні фільтри, період виписки чи отримання документів.
Позначаємо необхідні документи, можна обрати одразу декілька, натискаємо правою кнопкою миші та обираємо "Помістити в Архів". Також, в статус обробки "Архів" можна помістити велику кількість документів. Встановлюємо необхідний фільтр для реєстру, обираємо Сервіс - Помістити все в Архів.
Якщо у нас попередньо був увімкнений процес архівування, то в реєстрі документів з'явиться додаткова колонка статусу архіву, де відображатимуться позначки біля тих документів, які поміщені в архів.
Також, якщо обрати архівний документ, в стані звіту буде написано, до якого саме архіву відноситься документ.
Після завершення архівування у вкладці Архівування документів з’явиться протокол виконання, який можна зберегти та роздрукувати.
А у списку архівів — створені файли з діапазонами дат документів.
Якщо не знайдено документів у статусі Архів, система повідомить про це, і архівний файл створено не буде.
