Нотаріуси, державні реєстратори та держслужбовці працюють із документами підвищеної важливості. Їхній електронний підпис має особливу юридичну вагу, а тому й вимоги до його захисту суворіші. Розберемося, що саме вимагає закон і як обрати правильний токен.
Особливий статус цих категорій
На відміну від фізичних осіб чи підприємців, нотаріуси та держслужбовці діють від імені держави або виконують публічні функції. Їхні електронні підписи засвідчують документи, що мають юридичні наслідки для інших осіб.
Нотаріус своїм підписом засвідчує правочини, заповіти, довіреності. Державний реєстратор вносить записи до реєстрів речових прав. Держслужбовець підписує офіційні рішення органів влади.
Підробка чи компрометація такого підпису може призвести до масштабних наслідків: незаконного відчуження майна, фальшивих державних рішень, порушення прав громадян. Тому законодавство встановлює підвищені вимоги.
Вимоги для нотаріусів
Закон України «Про нотаріат» у поєднанні з Законом «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» встановлює чіткі правила для нотаріусів.
Обов'язковість захищеного носія
Нотаріус зобов'язаний використовувати кваліфікований електронний підпис, що зберігається виключно на захищеному носії. Файловий ключ на флешці чи хмарний CloudKey нотаріус не може використовувати при веденні своєї діяльності.
Це не рекомендація, а вимога. Нотаріус, який використовує УЕП, порушує закон. Вчинені ним нотаріальні дії можуть бути оскаржені.
Робота з державними реєстрами
Нотаріус використовує електронний підпис для доступу до Єдиного державного реєстру та інших інформаційних систем Міністерства юстиції. Ці системи налаштовані на роботу виключно з КЕП на захищеному носії.
При спробі увійти з файловим ключем система просто не пропустить нотаріуса. Технічний захист доповнює юридичний.
Персональна відповідальність
Токен нотаріуса — це персональний інструмент. Передавати його іншим особам заборонено. Нотаріус несе особисту відповідальність за всі документи, підписані його ключем.
Тому критично важливо зберігати токен у безпечному місці та нікому не повідомляти PIN-код.
Вимоги для державних реєстраторів
Державні реєстратори — ще одна категорія з підвищеними вимогами. Вони вносять записи до Державного реєстру речових прав на нерухоме майно, реєструють юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців.
Захищений носій обов'язковий
Статті 17 та 18 Закону №2155-VIII поширюються на державних реєстраторів. Вони зобов'язані використовувати КЕП на захищеному носії для внесення записів до реєстрів.
Незаконний запис у реєстрі нерухомості може призвести до рейдерського захоплення майна. Тому захист підпису реєстратора — питання національної безпеки.
Контроль з боку Мін'юсту
Міністерство юстиції контролює дотримання вимог реєстраторами. Порушення правил використання електронного підпису може стати підставою для дисциплінарної відповідальності та позбавлення права здійснювати реєстраційні дії.
Вимоги для державних службовців
Постанова Кабінету Міністрів України №749 встановлює правила використання електронного підпису в державних органах.
Охоплення вимог
Вимоги поширюються на центральні органи виконавчої влади, місцеві державні адміністрації, органи місцевого самоврядування, державні підприємства та установи.
Не кожен працівник такої установи потребує токен — лише ті, хто уповноважений підписувати офіційні документи. Зазвичай це керівники, їхні заступники, головні бухгалтери та окремі спеціалісти.
Системи електронного документообігу
Державні органи використовують спеціалізовані системи електронного документообігу. Ці системи налаштовані на роботу з захищеними носіями.
Токен потрібен для підписання вихідних документів, погодження внутрішніх документів, доступу до закритих інформаційних ресурсів.
Робота з Казначейством
Для проведення платежів через Державну казначейську службу також потрібен КЕП на захищеному носії. Це стосується всіх розпорядників бюджетних коштів.
Який токен обрати
Враховуючи підвищені вимоги, для нотаріусів та держслужбовців рекомендуємо токени найвищого рівня захисту.
SecureToken-338S — оптимальний вибір
Ця модель має криптографічний чип Infineon SLE78 з найвищим комерційним рівнем сертифікації CC EAL6+. Металевий USB-роз'єм забезпечує довговічність при щоденному інтенсивному використанні.
Нотаріус чи держслужбовець підключає токен багато разів на день. Пластиковий роз'єм може зноситися за рік-два, металевий прослужить значно довше.
Кількість токенів
Якщо особа має кілька ролей — наприклад, є і керівником установи, і головним розпорядником коштів — може знадобитися кілька окремих сертифікатів. Кожен сертифікат зберігається на окремому токені.
Проконсультуйтесь із ЦСК щодо оптимальної конфігурації для вашої ситуації.
Резервний токен
Рекомендуємо мати резервний токен із продубльованим сертифікатом. Якщо основний токен вийде з ладу чи загубиться — ви зможете продовжити роботу без затримки на перевипуск.
Особливо це важливо для нотаріусів, чия діяльність не може зупинитися через технічні проблеми.
Отримання КЕП для спеціальних категорій
Процедура отримання КЕП для нотаріусів та держслужбовців має певні особливості.
Нотаріуси зазвичай отримують сертифікати через уповноважені ЦСК, що мають домовленості з Міністерством юстиції. Потрібно надати документи, що підтверджують статус нотаріуса.
Держслужбовці отримують сертифікати через ЦСК, з якими співпрацює їхній орган. Часто це централізований процес через кадрову службу установи.
В обох випадках токен потрібно придбати окремо або отримати від роботодавця. СТ Центр співпрацює з державними установами та нотаріальними конторами щодо постачання захищених носіїв.
Підсумок
Нотаріуси, державні реєстратори та держслужбовці зобов'язані використовувати КЕП виключно на захищених носіях. Це не опція, а вимога закону.
Для цих категорій рекомендуємо токени серії 338 із найвищим рівнем захисту. SecureToken-338S із металевим роз'ємом — оптимальний вибір для інтенсивної щоденної роботи.
Потрібна консультація щодо вимог для вашої установи? Спеціалісти СТ Центр мають досвід роботи з державним сектором і допоможуть обрати правильне рішення.
