Фундаментальні зміни
Березень 2026 року став знаковим для сфери українського діловодства та архівної справи. Міністерство юстиції України ініціювало масштабне оновлення нормативної бази, ухваливши низку наказів, що докорінно змінюють звичні процеси. Основна мета цих змін — повна синхронізація паперових регламентів із цифровими реаліями та впорядкування роботи в умовах особливого періоду. Наказом від 16.03.2026 № 667/5 внесено стратегічні правки до базових Правил організації діловодства. Оновлення торкнулися не лише технічних аспектів, а й питань національної безпеки. Ключові напрями оновлення:
- Експертиза цінності: Деталізовано алгоритм проведення експертизи, що дозволяє більш чітко визначати терміни зберігання документів та порядок їх знищення.
- Особливий період: Унормовано вимоги до збереження документації в умовах воєнного стану, зокрема, алгоритми евакуації та захисту інформації.
- Окуповані території: Запроваджено систему моніторингу для архівів, що були вивезені з територій, які тимчасово не контролюються Україною. Наказ від 07.09.2015 № 1656/5, що регулював ці питання раніше, офіційно втратив чинність.
- Діловодство юридичних осіб: Чітко окреслено межі відповідальності приватного сектору у питаннях архівування.
Однією з найбільш очікуваних правок стало чітке врегулювання проставлення відмітки «Копія» на службових документах. Раніше відсутність єдиного стандарту призводила до постійних суперечок із перевіряючими органами. Новий стандарт: Відтепер відмітка «Копія» має розташовуватися виключно у правому верхньому куті першого аркуша документа. Це стосується:
- копій наказів з кадрових питань (прийняття, звільнення, переведення);
- документів, що формують особові справи працівників;
- копій, що надаються за запитами сторонніх установ або видаються працівникам.
Важливо для практики: законодавство не обмежує спосіб нанесення відмітки. Ви можете використовувати спеціальний штамп (що є пріоритетним для великих підприємств) або вносити напис від руки чіткими друкованими літерами.
Електронний документообіг: УЕП нарівні з КЕП (Наказ № 677/5)
Наказ № 677/5 вносить революційні зміни у Порядок № 1886/5. Головна новина — офіційне визнання удосконаленого електронного підпису (УЕП) та удосконаленої електронної печатки, що базуються на кваліфікованих сертифікатах. Раніше домінував виключно КЕП (кваліфікований електронний підпис). Тепер бізнес отримав юридичне право використовувати УЕП у щоденній діяльності, що значно спрощує та здешевлює процеси цифровізації для недержавних установ.
Мін’юст нарешті розставив крапки над «і» у процесі створення електронних копій:
- Завершення створення: Електронна копія вважається завершеною лише після накладення електронної печатки установи. Якщо установа працює без печатки — достатньо підпису (КЕП або УЕП) відповідальної особи.
- Процес підписання та реєстрації: Тепер це єдиний технологічний цикл. Система має бути налаштована так, що реєстраційний індекс та дата присвоюються безпосередньо в момент підписання. Під час цього процесу система повинна блокувати реєстрацію інших документів, щоб забезпечити сувору хронологію.
- Конвертація: Встановлено, що при зміні формату файлу (наприклад, з .doc у .pdf для архіву) конвертується лише «чистий» контент без підписів. Сам підпис зберігається як окремий реквізит.
Висновки та рекомендації
Прийняті зміни — це не просто бюрократичне оновлення, а повноцінна адаптація бізнесу до цифрової економіки 2026 року. Що потрібно зробити роботодавцю вже зараз?
- Оновити внутрішню Інструкцію з діловодства компанії.
- Провести навчання персоналу щодо використання УЕП.
- Перевірити наявність штампів «Копія» та актуальність особових справ.
- Налаштувати автоматизовані системи ЕДО згідно з новими правилами реєстрації та підписання.
Очікуємо на офіційне оприлюднення текстів наказів найближчими днями для остаточного впровадження нових стандартів у роботу.
