Платник податків може уповноважити іншу особу підписувати й подавати електронні документи до податкової. Для цього треба подати повідомлення за формою J1391103 до контролюючого органу за основним місцем обліку. Стаття стосується керівників підприємств і ФОП, які делегують звітність бухгалтеру чи іншому працівнику.
Типова ситуація: директор підприємства сам не займається звітністю, а подає її головний бухгалтер. Або ФОП доручає надсилати документи довіреній особі. Щоб податкова приймала такі документи, право підпису треба оформити заздалегідь.
Головне управління ДПС у Житомирській області нагадує, як це зробити. Порядок електронного документообігу визначають Податковий кодекс України та наказ Мінфіну від 06.06.2017 № 557.
Як це працює
Керівник підприємства або самозайнята особа сама вирішує, хто матиме право підписувати електронні документи та в яких межах.
Далі потрібно подати до контролюючого органу за основним місцем обліку повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого або удосконаленого електронного підпису. Форма повідомлення — J1391103. У ньому вказують дані осіб, яким надають право підпису.
Після цього уповноважена особа підписує документи власним кваліфікованим або удосконаленим електронним підписом, що відповідає вимогам законодавства.
Що відбувається після надсилання
Документ, надісланий до податкової, проходить автоматизовану перевірку. Серед іншого система перевіряє, чи має право підпису особа, яка його подала.
Тому послідовність важлива: спершу повідомлення про право підпису, потім подання документів уповноваженою особою. Якщо перевернути порядок, перевірка права підпису може не пройти.
Типові помилки
- Подали документи раніше, ніж повідомили про повноваження. Податкова ще не знає про право підпису цієї особи.
- Повідомлення подали не за місцем обліку. Його потрібно надсилати до контролюючого органу за основним місцем обліку платника.
- Не вказали дані всіх уповноважених осіб. Якщо підписувати документи будуть кілька працівників, інформація потрібна про кожного.
- Використали підпис, що не відповідає вимогам. Допускається лише кваліфікований або удосконалений електронний підпис.
Питання й відповіді
Хто визначає, хто може підписувати документи? Керівник підприємства або самозайнята особа. Вони ж визначають межі повноважень.
Яку форму подавати? Повідомлення за формою J1391103.
Куди подавати? До контролюючого органу за основним місцем обліку.
Який підпис потрібен? Кваліфікований або удосконалений електронний підпис.
Що зробити
- Визначте, хто саме з працівників підписуватиме електронні документи, і в яких межах.
- Переконайтеся, що в кожної такої особи є кваліфікований або удосконалений електронний підпис.
- Подайте до податкової за основним місцем обліку повідомлення за формою J1391103 з даними цих осіб.
- Лише після цього доручайте їм подавати документи до податкової.
