Бланк документа. Правила заповнення
Табель обліку робочого часу – це документ, який в обов’язковому порядку повинні заповнювати всі суб’єкти господарювання, що використовують найману працю. Бланк документа затверджений Наказом №489 за формою №П-5. Проте такий бланк документа носить рекомендаційний характер і роботодавець може використовувати і іншу форму документа, пристосувавши його краще до своїх потреб. Важливо, щоб в табелі були відображені всі найважливіші показники роботи працівників. Це зазначено в листі Держстату від 12.01.2012 р. №9/4-10/9. Обов’язково має бути зазначено відомості про фактично відпрацьовані дні або години робітника, неявки, понаднормові години та робота у вечірній час, тимчасова непрацездатність, період відпустки та відпустки по вагітності пологах тощо. Всі ці дані потрібно вносити для того, щоб можна було чітко порахувати фактично відпрацьований час робітника за місяць за який потрібно здійснити виплату заробітної плати. Табель ведеться помісячно і в ньому відображаються дані про всіх найманих працівників підприємства (навіть про тих, хто не був присутній на робочому місці, наприклад знаходиться у відпустці, на лікарняному тощо). Табель робочого часу потрібно зберігати 1 рік, це затверджено в ст. 408 Переліку №578/5 (винятком є працівники, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи. Для таких осіб табель потрібно зберігати 75 років). Табель веде уповноважений працівник на виконання таких обов’язків. Документ має бути затверджений підписами відповідальних осіб у відділі кадрів або керівником підприємства. Ця особа (кадровик) перед тим, як завірити документ має перевірити правильність внесених даних та наявність підтверджуючих документів про відсутність працівника (листки тимчасової непрацездатності, накази на відпустку, відрядження тощо).
Умовні позначення. Виправлення помилок
Наказ №489 затверджує умовні позначення, які слід використовувати при заповненні табеля. Вони обов’язково мають бути роз’яснені у самій формі табеля. Можуть бути цифрові або літерні. Вносити умовне позначення потрібно в кожен день місяця роботи працівника. Всі умовні позначення теж мають рекомендаційний характер. Для прикладу, якщо працівник відпрацював звичайний день 8 годин, то в графі того дня можна зазначити «01» або «Р» або «8». Якщо це відрядження то можна позначити «07» або «ВД». Рекомендовані позначення в табелі обліку робочого часу такі:
- Основна відпустка – «В» або «08»
- Додаткова відпустка – «Д» або «09»
- Відпустка на дітей – «ДО» або «15»
- Відпустка без збереження зарплати за згодою сторін – «НА» або «18»
- Відпустка по догляду за дитиною до трьох років – «ВП» або «16»
- Відпустка по догляду за дитиною до шести років – «ДД» або «17»
- Наявна без пояснення – «НЗ»
- Тимчасова непрацездатність оплачувана – «ТН» або «26»
- Тимчасова непрацездатність неоплачувана «НН» або «27»
Табель обліку робочого часу є важливим документом і підставою для нарахування заробітної плати найманим працівникам. Том виправлення, затирання та підчищання в ньому заборонено. Щоб виправити помилку, потрібно скласти коригуючий табель. Немає законодавчо встановленої норми щодо його заповнення, тому порядок складання коригувального табеля потрібно прописати самостійно в Положенні про табельний облік. В такому табелі потрібно вже внести вірні дані по тому працівнику, по якому було допущено помилку. Помилковий табель не можна знищувати. Виправлення можуть виникнути не лише через помилку. Наприклад, працівник був у відпустці і під час відпустки захворів (пізніше приніс листок непрацездатності) або працівник не прийшов на роботу з нез’ясованих причин, а пізніше приніс підтверджуючі документи неявки тощо.
