Документальне оформлення. Основні кроки
В той момент, як суб’єкт господарювання вирішує прийняти на роботу працівника, він отримує статус роботодавця. Згідно з пп. 14.1.222 Податкового кодексу України, роботодавець – це юридична особа (її філія, відділення, інший відокремлений підрозділ чи її представництво) або самозайнята особа, яка використовує найману працю фізичних осіб на підставі укладених трудових договорів (контрактів) та несе обов'язки із сплати їм заробітної плати, а також нарахування, утримання та сплати податку на доходи фізичних осіб до бюджету, нарахувань на фонд оплати праці, інші обов'язки, передбачені законами. Нагадаємо, що на сьогодні немає причин, з яким працівник міг би працювати в роботодавця без оформлення трудового договору. Тобто всі стажування, випробовувальні терміни, тощо, мають бути відповідно документально оформленні з повноцінним прийняттям робітника на роботу (навіть якщо працівник спробував працювати і вирішив звільнитись на наступний день). Нагадуємо, що зараз не має обов’язку ведення паперової трудової книжки. Всі дані про трудову діяльність наявні на серверах Пенсійного Фонду України. Отже, працівник повинен надати роботодавцю копії своїх документів для працевлаштування. Це паспорт, ідентифікаційний код, диплом про освіту, документи що підтверджують сімейний стан робітника, свідоцтва про наявність малолітніх дітей, довідки про інвалідність або відношення до пільгових категорій осіб тощо. Після того, як пакет документів зібрано, робітник повинен написати заяву про прийняття на роботу. Роботодавець, в свою чергу укладає з працівником трудовий договір (строковий або безстроковий) і видає наказ на прийняття. Наказ містить обов’язкові реквізити (дату, номер документу, підписи сторін), а також інформацію про прізвище, ім’я та по батькові робітника, дату початку роботи, посаду, на яку він оформлений.
Взаємодія роботодавця з ДПС
Після того, як документи зібрано, заява написана, трудовий договір укладено, наказ видано, роботодавець повинен повідомити контролюючий орган про прийняття нового робітника. Для цього за 1-3 дні до початку роботи працівника потрібно відправити в ДПС «Повідомлення про прийняття працівника на роботу/укладення гіг-контракту» за формою F/J3001003. В повідомленні зазначається:
- категорія особи (1 - наймані працівники за основним місцем роботи; 2 - працівники за сумісництвом; 3 - гіг-спеціалісти за гіг-контрактом; 4 - особи на підставі цивільно-правових договорів),
- ідентифікаційний код працівника,
- прізвище, ім’я та по батькові робітника
- номер наказу або розпорядження про прийняття на роботу,
- дата видання наказу,
- дата початку роботи працівника.
Також роботодавець повинен щомісяця виплачувати робітнику заробітну плату, сплачувати за нього податки та раз в квартал подавати звіт «Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків - фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску» за формою F/J 0500109.
