Коли працівнику одночасно нараховують зарплату та відпускні, частина яких припадає на наступний місяць, бухгалтеру треба правильно визначити базу ЄСВ окремо за кожен період. Пояснюємо, як це робити, зокрема коли дохід менший за мінімальну зарплату, і як заповнити Додаток Д1.
Типова ситуація: працівник пішов у відпустку наприкінці місяця, і відпускні охоплюють дні двох місяців. Тоді в одному місяці в бухгалтера з'являються нарахування за поточний і за майбутній періоди. Як у такому разі рахувати єдиний внесок, роз'яснило Головне управління ДПС у Вінницькій області.
Як це працює
Ставка ЄСВ для роботодавців становить 22 % від бази нарахування. Це встановлено Законом про збір та облік єдиного внеску (стаття 8). Базу визначає стаття 7 цього Закону.
Головні правила для зарплати та відпускних:
- ЄСВ на відпускні поточного й майбутнього періодів нараховують окремо за кожен період;
- сплачують ЄСВ з усієї суми відпускних у тому місяці, в якому їх нарахували;
- частину відпускних, що припадає на наступний місяць, обкладають ЄСВ за фактично нарахованою сумою, бо вона входить до бази майбутнього періоду.
Якщо дохід менший за мінімальну зарплату
Якщо база не перевищує мінімальної зарплати, встановленої на місяць, за який отримано дохід, ЄСВ рахують як добуток мінімальної зарплати та ставки внеску. Умова: працівник перебував у трудових відносинах (або проходив військову службу) увесь календарний місяць чи відпрацював усі робочі дні за графіком і правилами внутрішнього розпорядку.
Приклад. Працівник відпрацював частину місяця, решту перебував у відпустці. Сума зарплати за відпрацьований час і відпускних за дні відпустки в цьому місяці не сягає мінімальної зарплати. Тоді ЄСВ за цей місяць розраховують із мінімальної зарплати. А частину відпускних, що припадає на наступний місяць, обкладають ЄСВ за фактичною сумою.
Нефіксований робочий час
Для працівників із трудовим договором з нефіксованим робочим часом діє інше правило. ЄСВ нараховують на фактично нараховану зарплату без донарахування до мінімальної.
Як відобразити у звітності
ЄСВ обчислюють у податковому розрахунку (Розрахунок ЮО або Розрахунок ФОП / НПД), форми й порядок заповнення яких затверджено [[minfin-order:4/2015|наказом Мінфіну № 4]]. Підставою слугують бухгалтерські та інші документи, що підтверджують нарахування виплат.
Якщо за один звітний період працівнику нарахували виплати за поточний, майбутній чи минулий періоди, у Додатку Д1 (для ФОП — ФІЗ-Д1) щодо нього допустимо кілька записів. Це стосується, наприклад, відпускних, допомоги по вагітності та пологах, лікарняних, сум за роботу, строк виконання якої перевищує місяць, і середнього заробітку за вимушений прогул.
Кількість календарних днів перебування у трудових відносинах за майбутні та минулі періоди не зазначають. Винятки: відпустка, відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами, поновлення на роботі за рішенням суду.
Типові помилки
- Вказати кількість днів у кількох рядках одного працівника. Правильно зазначати її лише в одному рядку, де відображено суму зарплати, якщо вона є.
- Розрахувати ЄСВ на відпускні за кілька місяців одним нарахуванням. Правильно робити це окремо за кожен період.
- Донарахувати ЄСВ до мінімальної зарплати працівнику з нефіксованим робочим часом. Для нього діє фактична база.
- Застосувати мінімальну базу до частини відпускних майбутнього періоду. Для неї береться фактична сума.
Що зробити
- Нараховуйте ЄСВ на відпускні поточного й майбутнього періодів окремо за кожен період.
- Для частини відпускних, що припадає на наступний місяць, беріть фактично нараховану суму.
- Перевірте, чи дохід за місяць не нижчий за мінімальну зарплату, і за потреби розрахуйте ЄСВ з мінімальної бази.
- Для працівників із нефіксованим робочим часом не донараховуйте ЄСВ до мінімальної зарплати.
- У Додатку Д1 вказуйте кількість днів лише в одному рядку працівника.
