Облік товарних запасів ведуть не всі підприємці: обов’язок залежить від системи оподаткування, статусу платника ПДВ і видів товарів. Розбираємо, кого він стосується, яку форму застосовувати і що вносити до неї, за роз’ясненням ГУ ДПС у Рівненській області.
Головне управління ДПС у Рівненській області нагадало, хто з підприємців має вести облік товарних запасів і за якими правилами. Для бухгалтера й самого ФОП це питання, яке часто виринає під час перевірки місця продажу.
Звідки береться обов’язок
Суб’єкти господарювання, які приймають готівкові чи безготівкові розрахунки за товари або послуги, зобов’язані вести облік товарних запасів. Це вимога п. 12 ст. 3 Закону № 265/95-ВР про застосування РРО. Є й друга сторона: продавати можна лише ті товари, що відображені в обліку.
На початок перевірки контролюючий орган може вимагати документи, що підтверджують облік і походження товарів у місці продажу. Їх можна надати на папері або в електронному вигляді. Це, зокрема:
- документи про інвентаризацію товарних запасів;
- документи, що підтверджують отримання товарів від інших суб’єктів господарювання;
- документи на внутрішнє переміщення товарів;
- інші первинні документи про облік і походження товарів.
Кого це стосується
Обов’язок поширюється на суб’єктів, визначених Законом № 265. Виняток: ФОП на єдиному податку, які не зареєстровані платниками ПДВ.
Але виняток не діє, якщо такий підприємець торгує:
- технічно складними побутовими товарами, що підлягають гарантійному ремонту;
- лікарськими засобами та виробами медичного призначення;
- ювелірними й побутовими виробами з дорогоцінних металів;
- виробами з дорогоцінного каміння, дорогоцінного каміння органогенного утворення та напівдорогоцінного каміння.
Отже, дивитися треба одразу на три речі: групу оподаткування, наявність реєстрації платником ПДВ і асортимент.
Приклад. ФОП на єдиному податку без реєстрації платником ПДВ торгує одягом. Обов’язку вести облік за цим Порядком у нього немає. Якщо той самий підприємець додасть до асортименту ліки або ювелірні вироби, виняток перестає діяти і облік потрібно вести.
Як це працює
Порядок і форму визначає Порядок ведення обліку товарних запасів, затверджений наказом Мінфіну № 496. Облік ведуть за спеціальною формою з додатка до Порядку. Спосіб ФОП обирає сам: паперова або електронна форма.
Згідно з п. 1 розділу II Порядку, підприємець постійно вносить у форму дані про надходження й вибуття товарів. Записи роблять на підставі первинних документів, тому вони мають бути в наявності: самого запису без документа замало.
Що має містити форма
Згідно з п. 2 розділу II Порядку, у формі зазначають:
- Прізвище, ім’я та по батькові (за наявності).
- РНОКПП. Якщо особа через релігійні переконання відмовилася від РНОКПП, — серію й номер паспорта або номер ID-картки (за наявності відповідної відмітки в паспорті та офіційного повідомлення контролюючого органу).
- Податкову адресу ФОП.
- Назву й адресу місця продажу (господарського об’єкта) або місця зберігання товарів, у межах якого ведеться облік.
Порядок розташування цих відомостей довільний. У паперовій формі їх розміщують на титульному аркуші.
Типові помилки
- Вважати, що єдинники ніколи не ведуть облік. Звільнення діє лише для тих, хто не є платником ПДВ і не торгує товарами із зазначеного переліку.
- Вести записи без документів. Облік має спиратися на первинні документи, інакше підтвердити походження товарів буде нічим.
- Продавати товар, якого немає в обліку. Це пряма вимога до підприємця.
- Не вказати на титульному аркуші паперової форми дані про ФОП чи адресу місця продажу.
- Не мати документів напохваті. Їх просять надати на початок перевірки, тож вони мають бути в місці продажу.
Правильний облік дає змогу підтвердити походження товарів, задокументувати їх рух і уникнути порушень. Якщо ви ведете облік в електронному вигляді та працюєте з РРО чи ПРРО, зручно, коли облік товарів і розрахункові операції зібрані в одному програмному рішенні, наприклад ПРРО від СТ Центру.
Що зробити
- З’ясуйте, чи поширюється на вас обов’язок: група оподаткування, статус платника ПДВ, асортимент товарів.
- Оберіть паперову або електронну форму обліку за додатком до наказу № 496.
- Заповніть відомості про ФОП: ПІБ, РНОКПП, податкову адресу, назву й адресу місця продажу чи зберігання.
- Вносьте надходження й вибуття товарів постійно, на підставі первинних документів.
- Тримайте в місці продажу документи про походження товарів, інвентаризацію та внутрішнє переміщення.
