Електронна звітність вважається поданою не в момент натискання кнопки «Надіслати», а після того, як платник отримає квитанції від ДПС. Розбираємо, у які строки приходить перша квитанція, що підтверджує друга і чому відсутність відповіді означає, що звіт не подано.

Бухгалтер надіслав декларацію ввечері в останній день строку, побачив у програмі статус «Відправлено» і заспокоївся. Проте статус відправлення ще не доводить, що податкова отримала документ. Підтвердженням слугують квитанції, а без першої з них звіт вважається неодержаним.

Електронний документообіг із податковою не потребує окремого договору: це передбачено пунктом 42.6 статті 42 Податкового кодексу України. Статус суб'єкта електронного документообігу платник набуває, коли вперше надсилає до ДПС будь-який електронний документ у встановленому форматі. Документ має відповідати вимогам законів про електронні документи та про електронну ідентифікацію й довірчі послуги.

Як це працює

Обмін документами відбувається за такою схемою:

Платник формує документ з усіма обов'язковими реквізитами й підписує його кваліфікованим або удосконаленим електронним підписом (КЕП/УЕП).
Документ шифрується й надсилається до податкової протягом операційного дня.
Система автоматично перевіряє:
- чи дійсний підпис;
- чи відповідає документ затвердженому формату;
- чи є всі обов'язкові реквізити;
- чи має підписувач право підпису.

Перша квитанція

Її надсилають автору протягом двох годин після отримання документа. Якщо документ надійшов після закінчення операційного дня, квитанція приходить наступного робочого дня. У ній зазначено, чи пройшов документ перевірку.

Якщо платник не отримав першу квитанцію у зазначений строк, документ вважається неодержаним контролюючим органом. Тоді звіт потрібно надсилати повторно, не чекаючи кінця строку подання.

Друга квитанція

Її формують, якщо перевірка пройшла успішно. Вона підтверджує прийняття (реєстрацію) документа або повідомляє про неприйняття з поясненням причини.

Коли друга квитанція підтверджує прийняття, датою й часом прийняття вважаються ті, що зафіксовані в першій квитанції. Тому важливо, щоб перша квитанція прийшла до завершення строку подання.

Кілька примірників одного документа

Якщо після виправлення помилок платник надсилав документ кілька разів, оригіналом вважається останній правильно сформований примірник. Він має бути надісланий до граничного строку подання й прийнятий податковою.

Типові помилки

Орієнтуватися на статус «Відправлено». Це лише ознака того, що документ пішов зі сховища програми, а не підтвердження його отримання.
Надсилати звіт в останній момент. Якщо в разі відмови або відсутності квитанції не залишилося часу на повторну подачу, строк буде пропущено.
Не дочекатися другої квитанції. Перша квитанція свідчить лише про результат перевірки, а прийняття чи неприйняття підтверджує друга.
Ігнорувати причину неприйняття. У квитанції вказано, що виправити: підпис, формат або реквізити. Після виправлення документ потрібно подати знову.
Не зберігати квитанції. Вони підтверджують дату й час подання, тому їх варто зберігати разом зі звітом.