Основні поняття. Нормативно-правова база. Правила використання
Електронна трудова книжка – це те саме, що і паперовий варіант трудової книжки. Електронні трудові книжки розміщені на сайті Пенсійного Фонду України та містять всю інформацію про страховий стаж працівника. Запровадження електронних трудових книжок має на меті декілька ключових переваг:
- Зменшення паперового документообігу: це допомагає скоротити обсяг паперових документів, що використовуються для обліку трудової діяльності.
- Уникнення ризику втрати: електронний формат унеможливлює втрату або пошкодження даних про стаж та трудові відносини.
- Систематизація обліку: завдяки електронним книжкам облік трудових відносин громадян стає більш організованим і зручним.
Основний нормативно-правовий документ, що регулює ведення електронних трудових книжок є ЗУ «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» №1217-ІХ від 05.02.2021 року. Щоб Пенсійний Фонд вніс всі дані про стаж працівника до Реєстру застрахованих осіб, потрібно її сканувати та відправити через електронний кабінет В ПФУ. Після цього, паперова книжка втрачає свою цінність. Працівник може зберігати її вдома або вести її одночасно з електронною версією. Оцифровувати трудову книжку може як сам працівник, так і роботодавець. Скановані копії повинні бути кольоровими та в хронологічному порядку. Надавайте лише чіткі фото з усіма потрібними даними у форматі JPG або PDF. Важливим моментом є те, що окрім трудової книжки можна подавати також скановані сторінки документів, що впливають на страховий стаж працівника. Наприклад, це можуть бути дипломи про освіту, свідоцтво про народження дітей або військові документи, тощо. Працівник сам може переглядати дані електронної трудової книжки та слідкувати за своїм страховим стажем, але для цього обов’язково має бути наявний кваліфікований електронний підпис, щоб увійти до особистого кабінету на сайті ПФУ.
Як внести дані на сайт ПФУ?
Щоб внести скановані копії трудової книжки на сайт Пенсійного Фонду України, потрібно увійти до особистого кабінету. Для цього необхідно мати КЕП або Bank ID. Якщо ви вносите свою особисто книжку, то в особистого кабінеті ПФУ потрібно обрати розділ «Електронна трудова книжка» → Додати скановані копії трудової книжки. Якщо ви роботодавець і вносите дані про найманих працівників, то в особистому кабінеті обираєте розділ «Відомості про трудові відносини робітника» → Додати скановані копії трудової книжки. Нагадуємо, що в електронному варіанті трудової книжки наведені дані про страховий стаж працівника з 2004 року. Щоб розрахувати пенсійний стаж, враховується сплата ЄСВ після 2004 року, адже тоді набув чинності Закон України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування». А от до 2004 року стаж визначався за записами в трудовій книжці. У тому випадку, коли працівник працював до 2004 року, то можна додати скановані копії, що підтверджують діяльність працівника в той період. Важливо! Фізична особа-підприємець не вносить жодних записів про свою підприємницьку діяльність. Але водночас Пенсійний Фонд України рекомендує внести скановану копію витягу з ЄДРПОУ та довідки з податкової служби про облік особи як підприємця.
