Відрядження. Основні поняття.
Якщо підприємство використовує найману працю і виникає потреба працівнику поїхати за межі міста, в якому він працює, для вирішення робочих питань, то йому потрібно видати кошти на поїздку та правильно її оформити. Є основні моменти, які стосуються відрядження:
1. поїздка має здійснюватись обов’язково за розпорядженням керівника;
2. відрядження має мати термін (тобто, має бути обмежена у часі);
3. робоча поїздка має мету (причину). Це означає, що працівник не може поїхати в інше місто просто за своїм бажанням. Мета відрядження зазначається в Наказі на відрядження;
4. відрядження завжди має оформлятися документально;
5. поїздка має вирішувати потрібні робочі питання та завдання.
Якщо хоч одна з вищевказаних умов не виконується, то поїздку не можна вважати відрядженням. Наприклад, якщо працівник здійснив поїздку в межах одного населеного пункту або керівник не видав на це наказ. Всі питання, пов’язані з відрядженнями регулює Кодекс законів про працю України (КЗпП) та Податковий кодекс України (ПК). Є перелік працівників, відрядження яких заборонене і навіть карається штрафом. Повний перелік таких працівників визначено в Кодексі законів про працю. Для прикладу, до таких осіб відносяться вагітні жінки, також такі працівники, що мають дітей до 3х років тощо. Штрафна санкція за таке порушення від 510 до 1700 грн. Працівник обов’язково має надати підтверджуючі документи своєї поїздки. Це мають бути чеки, проїзні квитки, квитанції за проживання тощо. Якщо працівник розраховується за все платіжною карткою або іншим видом електронних грошей, то достатньо взяти виписку по рахунку, і буде зрозуміло куди і на що кошти витрачено.
Документальне оформлення відрядження
В першу чергу потрібно видати наказ на відрядження. В ньому має бути вказано термін та причина поїздки, пункт призначення та інші дані для кошторису витрат. Наказ має містити обов’язкові реквізити та підпис керівника. Після цього можна видати кошти під звіт. Працівник отримує дані кошти (готівку або на банківську карту), їде у робочу поїздку, надає підтверджуючі документи про всі витрати, що робітник здійснив. Якщо видані кошти залишились, вони повертаються назад. Важливий момент! Згідно з пп. 170.9.4 Податкового кодексу, авансовий звіт вже не обов’язковий до складання але ми рекомендуємо все ж таки його заповнювати. Це спростить роботу обох сторін (і роботодавця і працівника). Адже такий звіт дисциплінує робітника, дає змогу легше порахувати використані кошти (якщо сума витрат більша, ніж видані кошти на відрядження, то вони компенсуються працівнику), є систематизація всіх підтверджуючих документів тощо. Підтверджуючі документи робітник має подати до кінця місяця, в якому він повернувся з відрядження. Немає максимально встановленого терміну відрядження, проте, поїздку терміном більше 30 днів рекомендуємо врегулювати трудовим договором. Також робітнику нараховуються добові. Це витрати, понесені на особисті потреби (наприклад харчування) і це не потребує документального підтвердження.
