У сучасному електронному документообігу важливу роль відіграє не лише правильне оформлення документів, а й спосіб їх відправки контрагентам. У програмі M.E.Doc передбачено спеціальну ознаку, яка дозволяє надсилати документи у вигляді посилання, а не окремого файлу. Використання цього механізму допомагає оптимізувати обмін документами, зменшити технічне навантаження на систему та уникнути помилок під час підписання і повторної відправки. У цій статті розглянемо, для чого потрібна ця ознака, як вона працює та в яких випадках її доцільно використовувати.
Після увімкнення цієї ознаки в M.E.Doc при відправці документів контрагентам передається не сам файл документа з усіма підписами, а лише службове посилання на нього. Завдяки цьому значно зменшується обсяг даних, які передаються між сторонами, адже «важкий» XML-файл фактично не пересилається. Це знижує навантаження на інтернет-канал, сервери та саму програму M.E.Doc, що особливо важливо при нестабільному з’єднанні або великій кількості операцій.
В результаті документи доставляються значно швидше. Відправка відбувається майже миттєво, і це особливо помітно під час масової розсилки актів, податкових накладних чи рахунків, при роботі з великою кількістю документів або в години пікового навантаження, наприклад наприкінці місяця. Менша кількість переданих даних зменшує ризик «зависань» програми та помилок доставки.
Найбільше ця ознака корисна для компаній з великою кількістю контрагентів, при масовому документообігу, повільному або нестабільному інтернеті, а також у пікові періоди роботи. Вона добре працює за умови, що всі контрагенти використовують M.E.Doc, і в таких ситуаціях дійсно суттєво прискорює роботу.
Як встановити ознаку відправки посилання на документ для всіх контрагентів у M.E.Doc
Переходимо в головне меню - Довідники - Контрагенти
В полі де знаходяться контрагенти натискаємо правою кнопкою миші - встановити ознаку відправки посилання на документ.
Обираємо чи для одного контрагента чи для усіх наявних в програмі.
Після чого програма покаже повідомлення про успішне виконання
Головною умовою є наявність електронної пошти в картці контрагента. Якщо адреса електронної пошти не заповнена, програма повідомить про її відсутність і завдання не буде виконано.
На електронну пошту контрагента надходить повідомлення з посиланням на документ. Перейшовши за цим посиланням, контрагент може переглянути та підписати документ.
