Що таке УЕП? Його роль в підприємництві
Уніфікований електронний підпис (УЕП) або як його ще називають кваліфікований електронний підпис (КЕП) – це, простими словами, заміна звичайного підпису на папері від руки. Оскільки сучасний світ вимагає електронного документообігу, зрозуміло, що всі документи в електронному вигляді потрібно якимось чином підписати. Для цього і створено КЕП. Він зберігає електронні дані про власника, які зашифровані спеціальним електронним способом. Нормативно це питання регулює Закон України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 № 2155-VIII. Електронний підпис накладається на будь-які види документів в електронному форматі (договори, акти, накази, відомості, накладні тощо). КЕП та УЕП відрізняються. КЕП більш захищений, оскільки зберігається на захищених носіях (флешках-токенах), а УЕП не містить в собі інформації про те, що ключ зберігається в кваліфікованому засобі. Такий токен захищений від копіювання чи дублювання. З цього виходить, що КЕП більш «особистий», а УЕП більш «відкритий». Отже, якщо ви вирішили зареєструвати ФОП або юридичну особу, в першу чергу потрібно виготовити електронний підпис. Адже навіть в найпростішому питанні – документообороту з ДПС (подання звітів, заяв та запитів) – без електронного підпису стане неможливим. На даний момент існує велика кількість кваліфікованих надавачів електронних послуг, які можуть виготовити вам електронний ключ. Зробити їх можна і в ДПС безкоштовно і в «ПриватБанку», для прикладу. Після того, як ви отримали електронний підпис з сертифікатами, не потрібно укладати договір про визнання електронних документів. Приєднання до договору відбувається автоматично після прийняття ДПС першого будь-якого електронного документа (Наказ №261 «Про внесення змін до Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами», зареєстрований в Міністерстві юстиції України 31.07.2020 за №723/35006). На великих підприємствах потрібно виготовити, як мінімум два підписи, для керівника та головного бухгалтера. Якщо ви вирішили зробити КЕП, то вартість флешки-токена більше 1000 грн.
Як виготовити ЕП та його роль у взаємодії з ДПС
Ви можете виготовити ЕП в будь-якому акредитованому центрі сертифікації ключів (АЦСК). Найчастіше суб'єкти господарювання звертаються до АЦСК “Україна”. В податковій та в «Приват24» виготовлення ЕП безкоштовне, а в інших центрах платне. Будь-який електронний ключ має термін дії (один рік або два роки). По закінченню цього терміну ключ можна самостійно продовжити онлайн, якщо дані про власника не змінились. Якщо дані про власника змінились ще до закінчення терміну ключа, то його потрібно переробити. Можна також зробити електронну печатку, принцип дії той самий, що і в ЕП. Такий електронний ключ має пароль. При накладанні ЕП на електронний документ, ви обираєте папку з ключем, вибираєте ключ та вводите пароль. Підпис накладається на документ. Для податківців наявність КЕП є обов’язкова. В першу чергу, завдяки ньому ви можете увійти в електронний кабінет платника податків (пп. 421.5 ПК), без ЕП не можлива реєстрація податкових накладних (п. 201.1 ПК), а також, звичайно, подання звітності.
