Роль первинних документів. Нормативно-правова база
Первинний документ – це документ, створений у паперовій або в електронній формі, який містить відомості про господарські операції підприємства, установи, організації та підтверджує факт її здійснення. Будь-який первинний документ складається виключно українською державною мовою, з дотриманням всіх вимог щодо його оформлення. Такі вимоги регулює Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку №88 від 24.05.95 р., а також Закон №996 «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. Первинні документи є підставою для ведення бухгалтерського обліку, тому важливо знати все про форми, зміст та строки їх зберігання, щоб уникнути непорозумінь, які можуть виникнути при податкових перевірках з контролюючими органами. Нагадуємо, що з 28.04.2023 р. набрав чинності (за винятком окремих норм) Закон України «Про внесення змін до Податкового кодексу України щодо імплементації міжнародного стандарту автоматичного обміну інформацією про фінансові рахунки» від 20.03.2023 р. № 2970-IX (далі – Закон № 2970). А з 10.02.2024 р. набрав чинності Наказ Мінюсту від 04.01.2024 № 40/5 про внесення змін до «Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб». Даний Перелік регулює терміни зберігання певних первинних документів. Вимоги щодо дотримання термінів зберігання первинних документів поширюються на всіх суб’єктів господарювання будь-яких форм власності.
Збільшені терміни зберігання первинних документів з 10 лютого 2024 року
Відповідно до Переліку №40/5 змінилися терміни зберігання окремих бухгалтерських первинних документів, які стосуються господарської діяльності кожного суб’єкта господарювання, а також ФОП. В більшості випадків термін виріс з 1 або 3 років до 5 років. Наприклад, первинні документи, регістри бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інші документи, пов’язані з обчисленням і сплатою податків і зборів зберігаються тепер 5 років. Документи та інформація, необхідні для податкових перевірок згідно зі ст. 39 і 39-2 ПКУ зберігаються 7 років. Інші первинні документи, на які не поширюються вимоги пп. 44.3.1 та 44.3.2 ПКУ мають термін зберігання 3 роки. Первинні документи і додатки до них, які підтверджують факт здійснення господарської операції і є підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових документах, а також квартальна звітність зберігаються 5 років. Інші первинні документи, що підтверджують господарські операції фірми такі як рахунки на оплату, вимоги, накладні, накопичувальні відомості, договори, угоди, акти зберігаються 5 років. Первинні документи, у яких закінчився мінімальний термін зберігання, і які стосуються таких звітних періодів, за які більше не може проводитись податкова перевірка, інспектування (ревізія), мають бути знищені. Проте повинні зберігатись документи, які послужать підставою для документального підтвердження процесу відшкодування матеріальної шкоди, заподіяної внаслідок збройної агресії російської федерації та тимчасової окупації.
