Державне регулювання та роль первинних документів
Первинні бухгалтерські документи (як її ще називають бухгалтери – «первинка») – це документи, створені у письмовій або електронній формі, які містять відомості про господарські операції. Господарські операції – це будь-які дії підприємства, які впливають на власний капітал, дохід, активи та зобов’язання фірми. Будь-яка господарська операція має підтверджуватись документом, який має обов’язкові реквізити та підписи обох сторін операції. Наприклад, продаж товарно-матеріальних цінностей має підтверджуватись видатковою накладною, рахунком на оплату або товарно-транспортною накладною. Кожен суб’єкт господарювання має значну кількість операцій, які здійснюються щодня, відповідно кількість документів не мала. Для цього їх потрібно групувати, систематизовувати тощо. Частина 1 статті 9 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV чітко описує підхід до правильного документування, а конкретніше ведення бухгалтерських облікових регістрів. А саме це журнали / журнали-ордери, меморіальні ордери, накопичувальні зарплатні відомості, книги обліку доходів і витрат (у ФОП). Первинні документи можуть бути як в паперовому так і в електронному вигляді.
Обов’язкові реквізити, порушення та терміни зберігання первинних документів
Вимоги щодо обов’язкових реквізитів та правильного оформлення первинних документів регулює частина 2 статті 9 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV. Основні обов’язкові реквізити, які підтверджують достовірність документу такі:
- Назва документу
- Дата складання, а відповідно і дата здійснення операції
- Найменування сторін (суб’єктів господарювання), які беруть участь в здійсненні господарської операції
- Зміст операції, кількість та ціна тощо
- Посади та прізвища осіб, що підтверджують документ
- Підписи
Якщо будь-який із реквізитів відсутній або порушено вимоги щодо правильного оформлення документу, він вважається недійсним та не приймається контролюючим органом. Дуже зручним зараз є можливість оформлення первинних документів в електронному вигляді. Закон «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV регулює правила ведення електронного документообігу. Достовірність електронного первинного документу підтверджує кваліфікований електронний підпис. Термін зберігання первинних документів регулює наказ Мін’юсту від 14.03.2013 № 430/5. Зазвичай він складає від 3 до 7 років, залежно від виду документу. Лише всі документи зарплатного обліку зберігаються в архіві 75 років. Штраф за порушення порядку ведення податкового обліку становить 85-170 грн, а при повторному порушенні від 175 до 255 грн.
