Коли проводити/не проводити інвентаризацію?
Період проведення річної інвентаризації активів та зобов’язань зазвичай триває з 1 жовтня до 31 грудня. Згідно з п. 10 розд. І Положення № 879, заходи мають бути здійснені протягом трьох місяців до моменту складання річного балансу. Варто зауважити, що дата «1 жовтня» є початковою межею, проте фактичний старт перевірки може бути призначений на листопад або грудень. Ключовою вимогою є повне завершення інвентаризації до формування річної звітності. Керівник або власник підприємства є відповідальними за організацію цього процесу. Важливо врахувати, що воєнний стан не є юридичною підставою для відстрочення термінів перевірки активів.
Питання щодо санкцій за ігнорування інвентаризації цілком логічне, оскільки це трудомісткий процес. Проте суттєвих штрафів суто за факт її відсутності не передбачено, особливо для приватного сектору без держфінансування. Передбачена лише адміністративна кара для керівництва та головбуха. Проте прямого стягнення «за щорічну перевірку» не існує, натомість законодавство (КпАП) містить покарання за:
- порушення строків чи якості обліку грошей та активів, відсутність обліку (ст. 1642) — 136-255 грн (за повторне — 170-340 грн);
- надання хибних статистичних даних (ст. 1863) — 170-255 грн (за повторне — 255-340 грн). Оскільки звітність йде до Держстату, це стає підставою;
- відсутність інвентаризації під час ліквідації компанії (ст. 1666) — тут санкції вищі: від 1700 до 2550 грн.
Втім, наявність цих норм у Кодексі не гарантує їх реальне застосування до менеджменту звичайних комерційних структур.
Важливо: інвентаризація є обов’язком, але отримати штраф за її неякісне проведення чи відсутність на практиці складно. До того ж, це стосується лише посадовців, а не самої фірми.
Документальне оформлення
Нижче наведено зведену інформацію про документацію, необхідну для проведення щорічних або будь-яких інших інвентаризацій:
- Інвентаризаційні описи. Використовуються для обліку запасів (окрім палива), матеріальних цінностей на зберіганні, основних засобів та нематеріальних активів. При заповненні важливо не допускати пропусків між рядками. Якщо на останньому аркуші залишаються вільні місця, їх обов’язково прокреслюють. Після завершення описи передають до бухгалтерії для проведення звірки з обліковими показниками.
- Інвентаризаційні акти. Ці документи оформлюються для перевірки наявності готівки, коштів на банківських рахунках, фінансових активів та інвестицій. Також через акти проводиться інвентаризація дебіторської та кредиторської заборгованості, палива та нафтопродуктів.
- Звіряльні (порівняльні) відомості. Складаються бухгалтерською службою щодо тих об’єктів, де виявлено розбіжності між фактичними та обліковими даними (переважно це стосується запасів, необоротних активів та палива). Відомості базуються на попередньо складених описах або актах.
- Акт звірки взаєморозрахунків. Є допоміжним двостороннім документом для підтвердження дебіторської та кредиторської заборгованості. На відміну від суто внутрішнього акта інвентаризації, він потребує звернення до контрагентів для отримання виписки та офіційного підтвердження сум.
- Протоколи проведення інвентаризації. Це фінальні узагальнюючі документи, що складаються за всіма об’єктами перевірки. У протоколі фіксують результати інвентаризації, причини виявлених відхилень, а також пропозиції комісії щодо оприбуткування надлишків, заліку пересортиці або стягнення нестач із відповідальних осіб. Керівник має затвердити протокол протягом 5 робочих днів після закінчення процедури. Допускається оформлення як одного загального протоколу від головної комісії, так і кількох окремих документів за конкретними напрямами.
