З метою поліпшення сервісного обслуговування платників податків ДФСУ розроблено новий механізм обробки договорів/повідомлень про визнання електронних документів з територіальними органами ДФС, який запрацює з 25 листопада 2015 р.
Пропонуємо ознайомитися з алгоритмами дій, які тепер необхідно здійснювати платнику податків при продовженні ЕЦП або їх заміну у зв'язку зі змінами у складі відповідальних осіб.
Попередні сертифікати ще дійсні
Для продовження діючих сертифікатів ЕЦП (або їх заміни у зв'язку зі зміною відповідальних осіб, уповноважених на підписання податкових накладних) потрібно зареєструвати Повідомлення про надання інформації з електронного цифрового підпису (далі - Повідомлення). Його необхідно подавати згідно з новим зразком, розробленим ДФСУ (код форми J1391102).
У Повідомлення вноситься інформація про нові сертифікати керівника/бухгалтера, після чого документ підписується сертифікатами, вказаними у табличній частині документу, та сертифікатом керівника підприємства, який на момент отримання Повідомлення вже зареєстрований у системі подачі документів (в обліковій системі ДФСУ - Податковий блок) як діючий сертифікат керівника платника податку - тобто чинним попереднім сертифікатом!
Для підприємств це означає, що необхідно завчасно ініціювати процес отримання нових сертифікатів, щоб мати можливість підписати Повідомлення, поки у попередніх сертифікатів не закінчився термін дії.
У попередніх сертифікатів закінчився термін дії
У випадку якщо у попередніх сертифікатів закінчився термін дії, вступає в силу вже інший механізм.
Так, необхідно заново укладати Договір про визнання електронних документів (далі - Договір). Тут варто відзначити, що до всіх стандартних перевірок додалися зіставлення керівника, який підписав новий Договір, з даними про керівника з облікової системи ДФСУ - Податковий блок. Системою здійснюється перевірка на визначення типів підписів сертифікатів:
- якщо тип підпису визначений у сертифікаті, то система автоматично зіставляє РНОКПП** керівника із сертифіката з РНОКПП керівника з Податкового блоку. У разі повного збігу таких даних система формує статус Договору «Прийнято». Платнику формується Квитанція № 2 про укладення Договору (фіксується дата укладення Договору відповідно даті формування Квитанції №2);
- якщо тип підпису визначений у сертифікаті, але за результатами зіставлення системою встановлено невідповідність РНОКПП керівника із сертифіката з РНОКПП керівника з Податкового блоку, автоматично формується статус Договору «Відмова». Платнику формується Квитанція № 2 про неприйняття Договору із зазначенням причини відмови ***.
Якщо Договір підтверджений, то Квитанція № 2 і Договір направляються на дві адреси:
- Е-mail, з якого отриманий Договір;
- Е-mail (за наявності), з якого отримана остання звітність.
** РНОКПН - реєстраційний номер облікової книги платника податків
*** Однією з причин відмови може бути ситуація, коли змінився директор / бухгалтер, а в ДФСУ не подав заяву за формою № 1-ОПП.
Для підприємства це означає, що в разі продовження термінів дії сертифікатів ЕЦП після дати їх закінчення процедура повторного укладення договору, у зв'язку з додатковими перевірками, може зайняти більше часу (попередньо від 3 до 5 днів). Таким чином, діяльність підприємства в сфері електронного документообігу з державою і контрагентами буде заблокована на період розгляду договору, що може спричинити за собою штрафи за несвоєчасно подану звітність, реєстрацію податкових накладних та розрахунків коригування відповідно до чинного законодавства.
Важливо: Звертаємо увагу платників на дану зміну і рекомендуємо не допускати закінчення термінів дії сертифікатів відповідальних осіб, а завчасно замовляти нові сертифікати. Таким чином ви уникнете процедури укладення нового Договору про визнання електронних документів і, як наслідок, можливого накладення штрафів на підприємство.
