Нагадаємо, що законодавство зобов’язало український бізнес використовувати РРО/ПРРО у своїй діяльності ще з 1 січня 2022 року. Проте підприємці певний час нехтували цією вимогою, оскільки через воєнний стан в Україні було скасовано застосування штрафних санкцій за такі порушення. З 01.10.2024 застосування санкцій відновлено, тому власникам бізнесів довелося розбиратися з особливостями застосування реєстраторів.
ПРРО – програмний продукт, що встановлюється на будь-який цифровий пристрій (смартфон, ноутбук, планшет), здійснює обробку та фіскалізацію розрахункових операцій, формує електронні фіскальні чеки для наступного їх надсилання на електронну пошту чи будь-який з месенджерів покупця. При під’єднанні до зовнішнього друкуючого пристрою ПРРО дозволяє друкувати паперові чеки безпосередньо в точці продажу товарів чи надання послуг.
Податкове законодавство зобов’язує використовувати РРО (ПРРО):
- ФОП ІІ, ІІІ та IV груп незалежно від виду діяльності та розміру доходу;
- ФОП, що працюють за єдиною системою оподаткування.
Як бачимо, фізичні особи – підприємці І групи не мають такого зобов’язання. Також до переліку тих, хто може не встановлювати РРО/ПРРО належать:
- Суб’єкти господарювання, що здійснюють свою діяльність в сільській місцевості (якщо тільки вони не займаються торгівлею підакцизними товарами, інтернет-продажами);
- Підприємці, які здійснюють продаж товарів на ринках за готівку;
- ФОП, які здійснюють розрахункові операції виключно в безготівковій формі за реквізитами розрахункових рахунків в системі IBAN;
- Окремі категорії суб’єктів господарювання, передбачені ст. 9 Закону України «Про застосування РРО у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» та затвердженим Кабінетом Міністрів України Переліком.
ПРРО – ускладнення чи полегшення роботи ФОП?
Реєстратор розрахункових операцій – це перш за все про чистоту та прозорість бізнесу. Однак в порівнянні зі звичайними касовими апаратами програмні реєстратори мають ряд переваг (в т.ч. завдяки розширеному функціоналу).
Легкість та оперативність на етапі реєстрації. Увесь процес реєстрації відбувається в режимі онлайн і займає не більше одного дня. Оскільки надсилання даних до ДПС відбувається автоматично, то для встановлення ПРРО не потрібно подавати заяву до органів ДПС та ЦСО. Усі налаштування та обслуговування також проводяться в режимі онлайн за допомогою віддаленого доступу.
Вартість ПРРО. Якщо для встановлення РРО необхідно придбати касовий аппарат, передбачити витрати на його обслуговування, купівлю касової стрічки, щомісячну абонентську плату, то у випадку з ПРРО усі витрати зводяться лише до сплати вартості за користування програмним продуктом.
Мобільність. Оскільки встановити ПРРО можна на будь-який пристрій (ноутбук, планшет, смартфон), то і реєстрація операцій може здійснюватися у будь-якій точці відпуску товарів чи послуг. Це досить зручно при організації кур’єрської доставки чи онлайн-продажів.
Автоматизована звітність. Програма відправляє до ДПС Z-звіт автоматично, тому не буде потреби переживати перед сном чи не забули працівники сформувати відповідну звітність після закриття робочої зміни.
Інтеграція з обліковими системами. ПРРО можуть мати перелік додаткових опцій. Приміром, можливість підключення до CRM-систем, систем складського обліку дозволяють відслідковувати рух та залишки товарів, автоматизувати облік доходів тощо.
Як обрати ПРРО для свого бізнесу?
При виборі програмного реєстратора потрібно орієнтуватися на особливості своєї діяльності.
Обсяги розрахунків. Для підприємців, які не здійснюють багато операцій в день (до прикладу, салони краси, масажні кабінети) достатньо найпростіших програмних продуктів. Вони недорогі, але здатні в повному обсязі впоратися з таким навантаженням.
Використання в діяльності облікових систем. До кожного програмного продукту є перелік інтеграцій. Варто пересвідчитися чи є у списку ті системи, які підприємець використовує у своєї діяльності. ПРРО, що поєднується з обліковими системами підприємства – це неабиякий помічник в автоматизації багатьох процесів.
Пристрої та операційні системи, які підтримує ПРРО. Цілком можливо, що конкретний реєстратор неможливо буде встановити на техніку Apple. Якщо бізнес часто використовує кур’єрську доставку, важливо, щоб ПРРО можна було встановити на смартфон або планшет.
Можливість підключення додаткових зовнішніх пристроїв. Особливо актуальним це є для великих продуктових магазинів та супермаркетів. Сканери штрих-кодів, принтери, ваги – лише частина периферії, яку доведеться підключати до ПРРО.
Підтримка різних систем оплати. Якщо говорити про онлайн-бізнеси, де використовуються різні системи для розрахунків (в тому числі бонусні), то варто уточнити чи всі вони підтримуються обраним ПРРО.