Алгоритм оновлення даних та процедурні терміни
Процес актуалізації кодів КВЕД залежить від того, чи була інформація вже внесена до загального державного реєстру. Якщо нових видів діяльності в ЄДР ще немає, першим кроком є подання заяви за формою 1. Найбільш прогресивним та швидким методом сьогодні є використання порталу «Дія». Перевага цього способу полягає в автоматизації: при додаванні КВЕД через «Дію» відповідна заява до податкової служби про внесення змін до Реєстру платників ЄП формується програмними засобами автоматично. В іншому випадку, якщо зміни вносяться через ЦНАП, нотаріуса або поштою, ФОП має особисто подбати про сповіщення податкової. У ситуації, коли в ЄДР коди вже присутні, але в Реєстрі єдиного податку вони відсутні, подається лише заява про застосування спрощеної системи (форма F0102103). При її заповненні важливо пам'ятати про правило дублювання: у відповідному пункті слід перелічити всі види діяльності, якими ви плануєте займатися надалі, включаючи і ті, що були зареєстровані раніше. Це допомагає уникнути технічних помилок при оновленні бази даних. Якщо ж певний вид діяльності стає неактуальним, його просто не вказують у новому переліку
Щодо часових рамок, то вони різняться для різних категорій підприємців. Платники першої та другої груп мають встигнути подати зміни до 20-го числа місяця, що настає за місяцем фактичного оновлення діяльності. Для третьої групи законодавство не містить настільки жорстких термінів, проте податківці рекомендують звітувати про зміни не пізніше останнього дня кварталу, в якому вони відбулися. Хоча офіційно термін внесення змін до реєстру не визначено, на практиці фіскальні органи оновлюють дані безпосередньо в день надходження заяви. Систематичний контроль за актуальністю власних реєстраційних даних є запорукою спокійної роботи та захисту від непередбачених санкцій.
Правові наслідки невідповідності кодів КВЕД у реєстрах
Кожен підприємець, обираючи шлях самозайнятості, неминуче стикається з необхідністю чіткого визначення напрямів своєї праці згідно з державним класифікатором. Проте реєстрація КВЕД у Єдиному державному реєстрі (ЄДР) — це лише половина справи. Для платників єдиного податку критично важливо, щоб ці ж коди були продубльовані в Реєстрі платників ЄП. Законодавство чітко розмежовує ці дві бази даних: перша фіксує статус суб’єкта господарювання загалом, а друга — визначає межі його права на застосування пільгового податкового режиму. Чому ігнорування цієї вимоги є небезпечним? Згідно з нормами Податкового кодексу України, здійснення діяльності, яка не зафіксована у Реєстрі платників ЄП, є прямим порушенням умов спрощеної системи. Наслідки такого порушення є досить суворими. По-перше, підприємець зобов'язаний самостійно перейти на загальну систему оподаткування з першого числа наступного кварталу. Якщо цей факт виявлять контролери під час перевірки, позбавлення статусу «єдинника» відбудеться примусово, а весь отриманий дохід від «незареєстрованих» послуг чи товарів буде оподатковано за ставками загальної системи. Для ФОП першої та другої груп передбачено додаткове фінансове покарання — застосування підвищеної ставки єдиного податку у розмірі 15% до всього виторгу, отриманого за незареєстрованими КВЕД. Хоча для третьої групи пряме підвищення ставки за таке порушення не встановлено, ризик анулювання реєстрації платника єдиного податку залишається незмінним. Відсутність коду в ЄДР де-факто означає його відсутність у Реєстрі ЄП, оскільки податкова служба базує свої дані на первинній інформації з державного реєстру. Таким чином, будь-який вихід за межі офіційно зафіксованого переліку видів діяльності ставить під загрозу легітимність перебування на спрощеній системі.
