Експорт та імпорт даних є важливими функціями будь-якої облікової чи інформаційної системи, оскільки забезпечують обмін, оновлення та збереження інформації між різними програмними комплексами. У програмі M.E.Doc ці можливості реалізовані через спеціальні інструменти, що дозволяють зручно переносити, зберігати та оновлювати довідники співробітників або пайовиків у форматі *.DBF.
Функція експорту реєстру співробітників або пайовиків призначена для збереження даних про осіб поза межами програмного комплексу у форматі *.DBF. Процедура експорту дозволяє створити резервну копію довідника або передати інформацію для подальшого використання в інших системах. Щоб виконати експорт у програмі M.E.Doc, потрібно відкрити розділ «Довідники» - «Співробітники», «Пайовики» або «Інші» та обрати команду «Експорт» у меню «Файл».
У вікні експорту необхідно вказати бажане кодування даних, формат DBF-файлу та обрати каталог для збереження результатів. Після підтвердження команда «ОК» запускає процес експорту. Під час вивантаження дані автоматично розподіляються на дві групи: перелік співробітників зберігається у файлі PERSONS.DBF, а відомості про спеціальний стаж — у файлі PERSEXP.DBF, якщо такі дані є. Після завершення процедури система повідомляє про результати експорту, вказуючи шлях до каталогу та назви створених файлів.
Функція імпорту реєстру у M.E.Doc дозволяє автоматично створювати або оновлювати довідник співробітників, пайовиків чи інших осіб на основі зовнішніх DBF-файлів. Вона значно спрощує перенесення даних між різними системами або попередніми версіями програми. Для коректного виконання імпорту рекомендується користуватись описом структури файлу, що міститься у документі «Структура файлу DBF для довідника Співробітники.doc», який знаходиться у каталозі встановлення програми. Щоб імпортувати дані, необхідно відкрити потрібний розділ, вибрати команду «Імпорт» у меню «Файл» та вказати шлях до каталогу з DBF-файлами. Для співробітників потрібно визначити файли PERSONS.DBF (реєстр співробітників) і PERSEXP.DBF (дані про спецстаж), а для пайовиків або інших осіб — обрати відповідний DBF-файл. У полі кодування слід вказати те, що було використане під час створення DBF-файлу.
Далі користувач має обрати режим імпорту: «Очистити довідник» для повного оновлення бази або «Оновити довідник» для додавання нових записів.
У разі оновлення доступні додаткові параметри — «Додати нові з оновленням існуючих» або «Додати лише нові».
Програма здійснює перевірку заповнення обов’язкових полів — ІПН, Прізвища та Імені. Якщо хоча б одне з них відсутнє, запис не буде імпортовано. Після натискання кнопки «ОК» розпочинається процес імпорту, а після завершення система формує протокол із результатами операції.
Використання формату *.DBF у програмі M.E.Doc забезпечує зручний обмін даними між різними програмами, дозволяє архівувати реєстри, зберігати структуру записів і швидко обробляти великі обсяги інформації. Завдяки функціям експорту та імпорту користувач отримує можливість ефективно керувати довідником співробітників або пайовиків, підтримувати актуальність бази та забезпечувати сумісність із зовнішніми системами.
