Обов'язок складання та реєстрації. Структура Порядкового Номера ПН
Згідно з пунктом 201.1 Податкового кодексу України (ПКУ), платник ПДВ зобов'язаний скласти податкову накладну в електронній формі на дату виникнення податкових зобов'язань. Для цього необхідне використання кваліфікованого електронного підпису уповноваженої особи та обов'язкова реєстрація ПН в Єдиному реєстрі податкових накладних (ЄРПН) у встановлені ПКУ терміни. Податкова накладна містить низку обов'язкових реквізитів, одним з яких є її порядковий номер. Відповідно до пункту 6 Порядку заповнення ПН (затвердженого наказом Мінфіну № 1307 від 31.12.2015 р.), цей номер має бути виключно цифровим (без літер чи інших символів) і складається з двох частин, розділених знаком дробу:
- Перша частина (до знака дробу): Власне порядковий номер ПН. Тут зазначається послідовний цифровий номер, присвоєний платником податку протягом певного періоду.
- Друга частина (після знака дробу): Проставляється спеціальний код, якщо операції стосуються:
- Діяльності, визначеної пунктом 16-1.3 статті 16-1 Закону № 1877-IV ("Про державну підтримку сільського господарства України").
- Складання ПН оператором інвестору за багатосторонньою угодою про розподіл продукції.
Нумерація та Облік. Відповідальність за порушення
Облік складених податкових накладних ведеться платником ПДВ у довільній формі та порядку. Ключові правила нумерації:
- Допускається порушення послідовності: Платник має право складати ПН з порушенням послідовності порядкових номерів протягом певного періоду (наприклад, за одну добу можуть бути складені ПН №1, №3, №8, №5 тощо). Якщо платник ПДВ протягом однієї доби помилково складе дві або більше податкових накладних з ідентичним номером, то друга та всі наступні накладні з цим номером будуть відхилені та не зможуть бути зареєстровані в Єдиному реєстрі податкових накладних (ЄРПН).
- Заборона дублювання: Категорично не допускається складання платником ПДВ за однією датою податкових накладних з однаковим порядковим номером.
- Порядковий номер податкової накладної не може починатись на «0».
(Це роз'яснення підтверджено ДПС в Інформаційно-довідковому ресурсі «ЗІР», категорія 101.27).
За порушення послідовності нумерації податкових накладних штрафні санкції не застосовуються. Однак, податкові накладні, номери яких були продубльовані, не будуть зареєстровані в Єдиному реєстрі податкових накладних (ЄРПН). Також нагадуємо, що на період дії воєнного стану законодавчо продовжено терміни реєстрації податкових накладних (ПН) та розрахунків коригування (РК) в Єдиному реєстрі податкових накладних (ЄРПН). Граничний термін реєстрації зведених податкових накладних, які складаються щомісяця згідно з пунктами 198.5 та 199.1 Податкового кодексу України (ПКУ), становить 20 календарних днів після закінчення звітного місяця. Крім того, на цей час знижено розміри штрафних санкцій за порушення встановлених строків реєстрації (відповідно до пунктів 89 та 90 підрозділу 2 розділу XX Податкового кодексу України — ПКУ).
