Нормативно-правова база. Ключові моменти
Необхідність складання графіка відпусток регулюється частиною четвертою статті 79 Кодексу законів про працю України (КЗпП) та частиною 10 статті 10 Закону України «Про відпустки» (Закон № 504/96-ВР). Графік відпусток є локальним нормативним актом підприємства, що має організаційно-розпорядчий характер і встановлює черговість надання оплачуваних відпусток протягом календарного року. З моменту затвердження цього документа дотримання його положень є обов'язковим як для роботодавця, так і для працівників. Незважаючи на призупинення дії деяких норм Кодексу законів про працю (КЗпП) та Закону України «Про відпустки» (Закон № 504) згідно із Законом № 2136 «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», це не стосується порядку надання відпусток, визначеного статтею 10 Закону № 504. Отже, складання графіків відпусток є обов'язковим і під час дії воєнного стану. В Україні продовжують застосовуватися Типові правила внутрішнього трудового розпорядку (20.07.1984 № 213). Згідно з пунктом 20 цих Правил, графіки відпусток мають бути складені на кожен робочий рік не пізніше 5 січня, що підтверджується роз’ясненнями Міністерства соціальної політики. На практиці більшість підприємств готують та затверджують ці графіки протягом листопада-грудня року, що передує плановому.
Формування графіку відпусток. Підписання, затвердження, ознайомлення
Чинне законодавство України не містить уніфікованої (типової) форми графіка відпусток. Це надає підприємствам право розробити та затвердити його у довільній формі. Проте, при складанні документа необхідно керуватися нормами Закону України «Про відпустки» (Закон № 504) та вимогами ДСТУ 4163:2020 щодо оформлення документів. Хоча форма є довільною, для повноти та зручності в графіку відпусток доцільно вказати такі ключові відомості:
1. Організаційні дані:
- Найменування структурного підрозділу.
- Назва посади.
2. Персональні дані. Наприклад, прізвище, ім'я, по батькові працівника.
3. Інформація про відпустку:
- Вид відпустки (наприклад, щорічна основна, додаткова).
- Робочий (календарний) рік, за який надається відпустка.
- Загальна кількість календарних днів відпустки.
- Період відпустки (конкретні дати початку і закінчення або лише місяці початку та закінчення).
4. Облік змін:
- Підпис працівника про ознайомлення.
- Інформація про перенесення відпустки (із зазначенням підстави та нової дати).
- Примітки (для додаткових коментарів).
Для забезпечення повноти обліку, графік відпусток має охоплювати усіх без винятку працівників, незалежно від того, коли вони були прийняті на роботу. Ми радимо для зручності підготовки та подальшого ведення графіка створити та регулярно оновлювати єдину таблицю, що містить усі необхідні дані про відпустки кожного члена колективу. Графік черговості відпусток визначає послідовність їх надання. Цей графік затверджується керівництвом підприємства (власником або уповноваженим ним органом) після погодження його з профспілковою організацією або іншим представницьким органом трудового колективу. Фінальний документ є обов'язковим для ознайомлення всіх співробітників.
