Форма документа. Основні реквізити
Акт виконаних робіт (або наданих послуг) є критично важливим первинним документом, який слугує ключовим підтвердженням факту здійснення господарської операції. Правильне складання цього документа забезпечує коректний бухгалтерський та податковий облік. В Україні не існує суворо затвердженої стандартної форми Акта виконаних робіт. Це дозволяє підприємствам використовувати довільну форму, яка адаптується до умов конкретного договору, специфіки операції та індивідуальних побажань сторін. Головна вимога полягає в тому, щоб акт містив усі обов'язкові реквізити, які забезпечують його статус первинного документа згідно зі статтею 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» № 996-XIV. Для того, щоб Акт мав юридичну силу та підтверджував здійснення господарської операції, він повинен містити наступні елементи:
- Назва документа: Чітке зазначення, наприклад, «Акт виконаних робіт» або «Акт наданих послуг».
- Дата складання: Точна дата оформлення документа.
- Реквізити сторін: Повні найменування, місцезнаходження (або місце проживання) та банківські дані виконавця та замовника.
- Деталізований перелік робіт/послуг: Назви, обсяги, вартість, а також одиниці виміру (м², шт., год. тощо). Для платників ПДВ цей перелік має обов’язково відповідати даним у податковій накладній.
- Сума ПДВ: Якщо виконавець є платником ПДВ, сума податку має бути виділена окремим рядком.
- Період виконання: Чітко визначений часовий проміжок, протягом якого були виконані роботи чи надані послуги.
- Посади відповідальних осіб: Вказівка посад осіб, які безпосередньо відповідають за виконання, приймання та передачу робіт.
- Інформація про договір: Посилання на основний документ, що є підставою для робіт (номер, дата укладення, строк оплати).
- Підсумкове підтвердження: Фраза, що констатує факт виконання (наприклад: «Роботи виконано в повному обсязі, претензій немає»).
- Підписи: Особисті підписи сторін або інші засоби їхньої ідентифікації.
Важливо: Акт виконаних робіт традиційно складається у двох примірниках — по одному для кожної сторони договору.
Розбіжність в акті виконаних робіт, як підписати?
Якщо замовник частково не погоджується з Актом виконаних робіт, процес підписання може відбуватися за одним із наступних сценаріїв:
- Внесення зауважень: Замовник підписує Акт, але додає окремий документ, де детально описує розбіжності та причини незгоди. Ці зауваження мають бути прикріплені до Акта.
- Одностороннє підписання: Якщо замовник повністю відмовляється підписати Акт, підрядник має право підписати його односторонньо, обов'язково зафіксувавши причини відмови замовника. Такий Акт залишається чинним доти, доки суд не визнає його недійсним.
- Коригувальний акт: У разі незначних розбіжностей, які сторони готові виправити, можна оформити коригувальний акт, що відображатиме узгоджені зміни.
- Судове врегулювання: Якщо переговори не дають результату, підрядник може звернутися до суду з вимогою визнати Акт дійсним, якщо він впевнений у повному та якісному виконанні робіт.
Ці дії забезпечують відповідність документів реальному стану робіт та обмежують ризики.
