Дуже багато бухгалтерів перед тим, як перейти на електронний документообіг, хвилює питання щодо юридичної сили первинного електронного документа, тому в листі від 03.02.2014 г. № 1001/10/26-15-11-01-08 «Щодо юридичної сили первинного документа, який складений у електронному вигляді» дається роз’яснення.
У відповідності до п. 135.2 ст. 135 та п. 138.2 ст. 138 Податкового Кодексу України від 02.12.2010 р. № 2755- VI доходи/витрати, які враховуються для визначення об’єкта оподаткування, визнаються на підставі первинних документів, що підтверджують отримання платником податку доходів/здійснення платником податку витрат, обов’язковість ведення і зберігання яких передбачена правилами ведення бухгалтерського обліку та інших документів, встановлених розділом II Кодексу.
Беручи до уваги закон «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» первинні та зведені облікові документи можуть бути складені в паперовому або електронному варіанті і повинні мати такі обов’язкові реквізити:
- назва документа (форми);
- дату і місце складання;
- назву підприємства, від імені якого складено документ;
- зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
- посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
особистий підпис або інші дані, що дозволяють ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Звертаємо Вашу увагу на те, що первинні документи в електронному вигляді будуть мати юридичну силу у тому випадку, коли вони складені за всіма вимогами законодавства про електронні документи та електронний документообіг, про що свідчить п. 2.3. наказу Мінфіну від 24.05.95 р. № 88 «Про затвердження Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку».
Беручи до уваги Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг » від 22.05.2003 р. № 851- IV ми можемо безпосереднє підтвердження того, що електронний первинний документ має повну юридичну силу так само, як і звичний для всіх бухгалтерів паперовий документ. Закон містить наступну інформацію:
- електронний документ – це документ, інформація в якому міститься у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа – стаття 5 Закону № 851;
- електронний документ, який містить всі необхідні реквізити та ЕЦП уповноваженої особи, вважається оригіналом – стаття 7 Закону № 851. У цій же статті сказано, що паперовий документ є візуальним відображенням електронного документа, і може використовуватися тільки як копія електронного документа;
юридична сила електронного документа не може заперечуватися через те, що він складений в електронному вигляді – стаття 8 Закону № 851.
Згідно ст. 3 Закону України від 22.05.2003 р. № 852- IV «Про електронний цифровий підпис» ЕЦП вважається аналогом власноручного підпису уповноваженої особи або «мокрої» печатки, якщо під час підписання електронного документа дотримані всі необхідні умови:
- електронний цифровий підпис підтверджено з використанням посиленого сертифіката ключа за допомогою надійних засобів цифрового підпису;
- під час перевірки використовувався посилений сертифікат ключа, чинний на момент накладення електронного цифрового підпису;
особистий ключ підписувача відповідає відкритому ключу, зазначеному у сертифікаті.
Враховуючи ті документи, на які ми робили посилання вище, можемо з впевненістю стверджувати те, що електронний первинний документ, який складений відповідно до законодавства і підписаний електронним цифровим підписом має таку ж юридичну силу як і, звичний для більшості бухгалтерів, паперовий документ і є оригіналом. Електронний первинний документ (рахунок, акт, податкова накладна тощо) може бути відправлений контрагенту в електронному вигляді, але треба привчити своїх контрагентів з їхньої сторони теж підписувати електронні документи.